Modell der geteilten Verantwortung

Dieses Modell der geteilten Verantwortung stellt sicher, dass Notion und seine Kund/-innen zusammenarbeiten, um eine sichere und effektive Workspace-Umgebung zu schaffen.

Die Definitionen der Begriffe findest du in Notions MSA und DPA.

Notion ist ein Ort zum Denken, Schreiben und Planen. Hier können Nutzer/-innen eigene Tools entwickeln, um bestmöglich zu arbeiten. Dafür vertrauen sie Notion berufliche und persönliche Informationen an. Über Integrationen und Konnektoren und KI-Funktionen gewähren sie Notion außerdem Zugriff auf Informationen in anderen Systemen.

Ein Modell der geteilten Verantwortung (Shared Responsibilities Model, SRM) ist ein Rahmenwerk, das die Aufteilung der Verantwortlichkeiten zwischen einem Dienstanbieter und seinen Nutzer/-innen darstellt. Es legt klar fest, welche Sicherheits- und Betriebsaufgaben von welcher Partei übernommen werden.

Dieses Dokument beschreibt, wie Notion und seine Kund/-innen gemeinsam die Systeme, Konten und Workspaces von Notion schützen und ihre Sicherheit gewährleisten.

Das Notion-SRM zeigt Notion und seinen Kund/-innen, wer für welche Prozesse, Abläufe und Kontrollen verantwortlich ist. So kann Notion dort Verantwortung übernehmen, wo wir die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit unserer Systeme am besten schützen können. Gleichzeitig wird deutlich, wo Kund/-innen ihre Konten, Workspaces und Kundendaten selbst besser absichern können. Das verbessert insgesamt die Sicherheit und Effizienz beim Schutz der Notion-Systeme und -Konten.

Das SRM macht transparent, wie Notion seine Dienste bereitstellt. So erhalten Kund/-innen die Informationen, die sie benötigen, um Notion im Rahmen ihrer Risiko- und Prüfverfahren zu bewerten. Außerdem unterstützt es Notion und seine Kund/-innen dabei, ihre jeweiligen Verpflichtungen nach geltenden lokalen, regionalen, nationalen und internationalen Vorschriften zu erfüllen.

Kurz gesagt: Notion ist dafür verantwortlich, die Architektur des Notion-Dienstes aufzubauen, zu betreiben und zu schützen. Kund/-innen sind dafür verantwortlich, wie sie den Dienst einrichten und nutzen. Dazu gehört, ihre Anmeldeinformationen zu schützen, den Zugriff auf ihre Workspaces und Kundendaten zu verwalten und die Richtlinie zu Inhalten und Nutzung sowie andere relevante Bedingungen einzuhalten.

Einige der hier beschriebenen Aufgaben können nur Kund/-innen mit erweiterten Berechtigungen in einem Workspace oder einer Organisation übernehmen. Nutzer/-innen sind dafür verantwortlich, diese Berechtigungen passend zu vergeben.

Welche Tools für eine bestimmte Aufgabe verfügbar sind, hängt vom Plan ab. Ist eine Funktion nur in bestimmten Abo-Plänen verfügbar, bleiben Kund/-innen mit anderen Abo-Plänen dennoch für das entsprechende Ergebnis verantwortlich und sollten alternative Kontrollmaßnahmen prüfen.

Notion stellt die Authentifizierungsmethoden und Admin-Kontrollen bereit, die regeln, wie sich Personen bei Notion anmelden und wie der Zugriff auf den Workspace gewährt und entzogen wird. Kunden sind dafür verantwortlich, die für ihre Organisation geeigneten Kontrollen auszuwählen und zu konfigurieren sowie die für den Zugriff auf ihre Konten verwendeten Anmeldeinformationen zu schützen.

Verantwortlichkeiten von Notion

• Authentifizierungsmethoden bereitstellen und betreiben, darunter die Anmeldung per E-Mail und Passwort, über Google oder Apple sowie per SAML 2.0 Single Sign-on für Workspaces im Business- und Enterprise Plan.

• Zwei-Faktor-Authentifizierung für Konten bereitstellen, bei denen die Anmeldung mit einem Passwort erfolgt – über eine Authentifikator-App oder einen Code per SMS.

• SCIM-APIs bereitstellen, mit denen Enterprise-Organisationen das Anlegen, Aktualisieren und Entfernen von Usern über ihren Identitätsanbieter automatisieren können.

• Administrative Kontrollen für Sitzungsdauer, erzwungene Abmeldung, Passwortzurücksetzung, Kontosperrung und Domain-Verifizierung bereitstellen.

• Einen verifizierten Nachweis über den Besitz einer Domain verlangen, bevor über diese Domain gesteuert werden kann, wie sich die zugehörigen User bei Notion anmelden.

• Den Zugriff eines Users auf Kundendaten entziehen, wenn der User aus dem Workspace entfernt wird. Kontrollen bereitstellen, mit denen eine Organisation Sitzungen beenden und die Anmeldeinformationen verwalteter User zurücksetzen kann.

• In der eigenen Infrastruktur den Zugriff nach dem Prinzip der geringsten Berechtigung beschränken und Notion-Mitarbeitende sowie Auftragnehmende zur Vertraulichkeit verpflichten.

• Nur dann zu Supportzwecken auf Kundendaten zugreifen, wenn ein User oder eine Person mit der Rolle Workspace-Besitzer/-in zugestimmt hat, und die Zustimmung nach einer festgelegten Frist automatisch auslaufen lassen.

Verantwortlichkeiten der User

• Schutz der Anmeldeinformationen, Verwendung starker und einzigartiger Passwörter und Vermeidung ihrer Wiederverwendung bei anderen Diensten.

• Verwendung individueller statt geteilter Konten und keine Weitergabe von Anmeldeinformationen.

• Verwendung der Zwei-Faktor-Authentifizierung für Konten, die sich mit einem Passwort anmelden.

• Aktualisierung der Anmeldeinformationen gemäß der internen Richtlinie sowie umgehend, wenn bekannt wird, dass Anmeldeinformationen bei einem externen Dienst kompromittiert wurden.

• Auswahl und Konfiguration der für die Organisation geeigneten Authentifizierungsmethoden, einschließlich der Entscheidung, ob Single Sign-on erzwungen wird.

• Sicherstellung, dass der Zugriff auf den Workspace auf die vorgesehenen User beschränkt ist und umgehend entfernt wird, wenn jemand ausscheidet oder die Rolle wechselt. Die automatisierte Aufhebung der Bereitstellung erfordert SCIM; wenn SCIM nicht verwendet wird, muss der Zugriff manuell entfernt werden.

• Festlegung der Sitzungsdauer gemäß der internen Richtlinie und Aufrechterhaltung eines Wiederherstellungsverfahrens für den Fall, dass der Zugriff auf den Identitätsanbieter verloren geht.

• Kontrolle darüber, ob der Notion-Support auf ein Konto oder einen Workspace zugreifen kann, und Widerruf dieses Zugriffs, wenn er nicht mehr benötigt wird.

Notion bietet ein Berechtigungsmodell, das festlegt, was authentifizierte User sehen und tun können, sowie administrative Kontrollen, die das Teilen von Inhalten begrenzen. Kunden entscheiden, wie dieses Modell auf Kundendaten angewendet wird, und überprüfen den daraus resultierenden Zugriff.

Verantwortlichkeiten von Notion

• Ein Berechtigungsmodell auf Workspace-, Teamspace-, Seiten- und Datenbankebene einschließlich Berechtigungsgruppen bereitstellen und im gesamten Produkt einheitlich durchsetzen.

• Unterschiedliche Zugriffsrechte für Mitglieder und Gäste bereitstellen, damit externe Mitwirkende Zugriff auf bestimmte Kundendaten statt auf einen gesamten Workspace erhalten können.

• Administrative Kontrollen bereitstellen, mit denen eine Organisation das öffentliche Teilen von Seiten, den Zugriff für Gäste, das Exportieren sowie das Verschieben oder Duplizieren von Seiten in andere Workspaces einschränken kann.

• Kontrollen bereitstellen, die regeln, wer Kundendaten im Web veröffentlichen darf, einschließlich über Notion Sites, Formulare und öffentliche Links.

• Tools zur Übersicht bereitstellen, mit denen eine Organisation erkennen kann, wer Zugriff auf eine Seite hat und welche Seiten extern geteilt oder im Web veröffentlicht wurden, und die entsprechenden Berechtigungen ändern kann.

• Konfigurierte Workspace-Berechtigungen bei der Bereitstellung von KI- und Suchfunktionen berücksichtigen.

Verantwortlichkeiten der User

• Das angemessene Zugriffsniveau für Kundendaten bestimmen und die Berechtigungen entsprechend festlegen.

• Entscheiden, ob externe Zusammenarbeit und öffentliche Veröffentlichung zulässig sind, und die verfügbaren Kontrollen entsprechend konfigurieren.

• Verstehen, wie Zugriff vererbt wird. Zugriff auf eine Seite erstreckt sich standardmäßig auf die darin verschachtelten Seiten; wenn Zugriff auf mehreren Wegen gewährt wird, gilt die höchste gewährte Berechtigungsstufe.

• Den Zugriff regelmäßig überprüfen, einschließlich des Zugriffs von Workspace-Mitgliedern, Gästen und Berechtigungsgruppen sowie des Zugriffs auf extern geteilte und im Web veröffentlichte Kundendaten.

• Den Zugriff auf Kundendaten entziehen, wenn die Mitwirkung einer Person endet, auch bei Gästen und externen Mitwirkenden, deren Zugriff nicht über den Identitätsanbieter der Organisation verwaltet wird.

• Sicherstellen, dass im Web veröffentlichte Kundendaten für die Öffentlichkeit bestimmt sind, und Optionen wie die Suchmaschinen-Indexierung entsprechend konfigurieren.

• Kundendaten, die ein User privat gespeichert hat, vor dem Ausscheiden oder innerhalb des begrenzten Zeitfensters übertragen, in dem dies noch möglich ist. Danach sind private Kundendaten in der Regel nicht wiederherstellbar. Tools zur Übertragung sind nur im Enterprise Plan verfügbar.

Notion speichert und verarbeitet Kundendaten im Auftrag seiner Kunden und schützt sie bei der Übertragung und im Ruhezustand. Kunden bestimmen, welche Daten in Notion abgelegt werden, wie lange sie aufbewahrt werden und welche rechtlichen Verpflichtungen damit verbunden sind.

Verantwortlichkeiten von Notion

• Kundendaten gemäß dem Abo-Rahmenvertrag, dem Data Processing Addendum und dem geltenden Datenschutzrecht verarbeiten.

• Kundendaten im Ruhezustand mit AES-256 oder einem branchenüblichen Algorithmus mit gleichwertiger oder höherer Sicherheit verschlüsseln, auch in Cloud-Speichern, Datenbanktabellen und Backups, und Daten bei der Übertragung mit TLS 1.2 oder höher verschlüsseln.

• Eine aktuelle Liste der Auftragsverarbeiter führen und veröffentlichen.

• Datenresidenz für definierte Kategorien von Kundendaten anbieten, damit berechtigte Organisationen die Region auswählen können, in der diese Daten im Ruhezustand gespeichert werden.

• Kundendaten nicht verwenden, um die Machine-Learning-Modelle von Notion zu trainieren, und KI-Auftragsverarbeitern dies ohne ausdrückliche Zustimmung des Kunden vertraglich untersagen.

• Funktionen bereitstellen, mit denen Kunden ihre Kundendaten exportieren, aufbewahren und löschen können, und Kundendaten am Ende des Vertrags gemäß der Vereinbarung löschen.

• Mit Kunden, die dies benötigen, ein Data Processing Addendum und gegebenenfalls eine Geschäftspartnervereinbarung abschließen.

Verantwortlichkeiten der Nutzer

• Festlegen, welche Daten in Notion gespeichert werden dürfen, und sicherstellen, dass regulierte Daten nur dort gespeichert werden, wo die erforderlichen Vereinbarungen und Konfigurationen vorliegen.

• Aufbewahrungspraktiken festlegen und anwenden sowie nicht mehr benötigte Kundendaten löschen.

• Die im Produkt verfügbaren Einstellungen zur Aufbewahrung und Löschung an die internen Richtlinien anpassen.

• Vollständige und korrekte Kontodaten übermitteln und erkannte Fehler unverzüglich korrigieren.

• Die Pflichten erfüllen, die für die in einem Workspace gespeicherten personenbezogenen Daten gelten. Dazu gehören die Bereitstellung von Datenschutzinformationen, die Festlegung einer Rechtsgrundlage für die Verarbeitung und die Beantwortung von Anfragen betroffener Personen zu Kundendaten.

• Festlegen, ob eine bestimmte Datenresidenzregion erforderlich ist, diese bei Bedarf anfordern und klären, welche Datenkategorien und Notion-Produkte nicht darunterfallen.

• Die Liste der Auftragsverarbeiter von Notion prüfen.

Notion betreibt die Infrastruktur, die den Dienst verfügbar hält, und unterhält Backups dieser Infrastruktur zum Zweck der Wiederherstellung des Dienstes. Kunden sind dafür verantwortlich, ihre eigenen Kundendaten mithilfe der von Notion bereitgestellten Tools wiederherzustellen und eine unabhängige Kopie dieser Kundendaten aufzubewahren, sofern ihre eigenen Verpflichtungen dies erfordern.

Verantwortlichkeiten von Notion

• Den Notion-Dienst gemäß den Verfügbarkeitszusagen in den Service-Level-Bedingungen betreiben und dafür redundante Infrastruktur in mehreren Verfügbarkeitszonen nutzen.

• Den Betriebsstatus des Dienstes veröffentlichen.

• Automatisierte, verschlüsselte und überwachte Backups von Kundendaten erstellen und verwalten.

• Backups gemäß der veröffentlichten Zuordnung von Backup-Regionen von Notion für die gewählte Datenresidenzregion speichern. Die Datenresidenz gilt nur für die festgelegten Kategorien von Kundendaten.

• Pläne für die Notfallwiederherstellung und Geschäftskontinuität pflegen und regelmäßig testen.

• Wiederherstellungstools im Produkt bereitstellen, darunter Papierkorb und Versionsverlauf, damit Kunden ihre Kundendaten selbst wiederherstellen können.

• Eine Funktion zum Exportieren bereitstellen, mit der Kunden eine Kopie ihrer Kundendaten erhalten können.

Verantwortlichkeiten der Nutzer

• Einzelne Seiten und Kundendaten mithilfe des Papierkorbs und des Versionsverlaufs innerhalb der für den Plan geltenden Aufbewahrungsfristen wiederherstellen.

• Einstellungen zur Datenspeicherung von Kundendaten, sofern verfügbar, entsprechend den internen Richtlinien konfigurieren.

• Eine unabhängige Kopie der Kundendaten aufbewahren, wenn interne Richtlinien, vertragliche Verpflichtungen oder Vorschriften eine längere Aufbewahrung als im Produkt möglich oder eine Kopie außerhalb von Notion erfordern.

• Das Exportieren entsprechend diesen Anforderungen planen und die Vollständigkeit der Exporte verifizieren. Kundendaten, auf die das exportierende Konto keinen Zugriff hat, sind im Export nicht enthalten.

• Exporte herunterladen, solange der Link zum Herunterladen gültig ist.

• Die Möglichkeit einer Nichtverfügbarkeit des Dienstes bei der eigenen Planung zur Geschäftskontinuität des Nutzers berücksichtigen.

Verstehen, was Notion-Backups leisten – und was nicht

Notion-Backups dienen dazu, den Notion-Dienst wiederherzustellen. Sie sind keine Wiederherstellungspunkte für Kunden: Ein Workspace lässt sich damit nicht auf einen bestimmten früheren Stand zurücksetzen. Einzelne Kundendaten können Kunden über den Papierkorb und den Versionsverlauf wiederherstellen. Nach Ablauf der geltenden Papierkorb- und Aufbewahrungsfristen werden Kundendaten endgültig gelöscht und können nicht wiederhergestellt werden. Kunden sollten sich nicht darauf verlassen, dass der Support ihre Daten aufbewahrt.

Beim Exportieren entsteht je nach Exporttyp und Plan eine Kopie der Kundendaten in Formaten wie HTML, Markdown, CSV oder PDF. Das ist kein vollständiges Workspace-Backup: Wer die exportierten Kundendaten importiert, stellt damit weder die ursprünglichen Berechtigungen und Einstellungen noch die vollständige Konfiguration des Workspaces wieder her. Möglicherweise müssen Daten von Hand neu strukturiert werden.

Notion erstellt Aufzeichnungen relevanter Aktivitäten innerhalb eines Workspaces und stellt diese der Organisation zur Verfügung. Kunden sind dafür verantwortlich, diese Aufzeichnungen zu überprüfen, sie bei Bedarf aufzubewahren und auf Basis der darin enthaltenen Informationen zu handeln.

Verantwortlichkeiten von Notion

• Sicherheits- und Schutzereignisse in den Workspaces einer Organisation erfassen, einschließlich der handelnden Person, der Aktion, des Zeitpunkts und, sofern verfügbar, der IP-Adresse.

• Den Audit-Log-Verlauf im Produkt für einen festgelegten Zeitraum aufbewahren und Mechanismen zum Exportieren und Streamen bereitstellen, damit Kunden ihn länger aufbewahren können.

• Eine Möglichkeit bereitstellen, Ereignisse in Echtzeit an die Sicherheitsüberwachungsplattform der Nutzer zu übertragen, und Verbindungen zu Tools zur Verhinderung von Datenverlust unterstützen.

• Die eigene Infrastruktur, Netzwerke und Systeme von Notion auf böswillige Aktivitäten überwachen und für diese Systeme interne Protokolle führen.

Verantwortlichkeiten der Nutzer

• Audit-Log-Aktivitäten prüfen sowie unerwartet oder unbefugt erscheinende Aktivitäten untersuchen und darauf reagieren.

• Protokolldaten für den Zeitraum aufbewahren, den die internen Richtlinien oder Vorschriften des Kunden vorgeben, indem Ereignisse exportiert oder gestreamt werden, bevor ihre Aufbewahrungsfrist abläuft.

• Überwachung, Alarmierung und alle Sicherheits- oder Compliance-Verbindungen in der Umgebung der Nutzer konfigurieren und sicherstellen, dass diese Integrationen betriebsbereit bleiben.

• Festlegen, was im Kontext der Organisation als verdächtige Aktivität gilt, und die Zuständigkeit für deren Prüfung zuweisen.

• Verdächtige Aktivitäten an Notion melden, wenn sie auf eine Kompromittierung des Dienstes hindeuten könnten.

Verstehen, was das Audit-Log erfasst – und was nicht

Das Audit-Log zeichnet Ereignisse auf. Protokolleinträge und gestreamte Payloads beschreiben, welche Aktionen von wem durchgeführt wurden; sie enthalten keine Kundendaten von Seiten.

Die Aufzeichnung des Audit-Logs beginnt, sobald eine Organisation für die Funktion berechtigt ist. Aktivitäten, die zuvor stattgefunden haben, sind nicht rückwirkend verfügbar.

Notion entwickelt, betreibt und wartet den Notion-Dienst und die zugehörige Infrastruktur. Dazu gehört auch, die Infrastruktur abzusichern und Sicherheitsupdates einzuspielen. Kunden sind für die Umgebungen verantwortlich, über die sie auf Notion zugreifen.

Verantwortlichkeiten von Notion

• Die Notion-Anwendung und die zugehörige Infrastruktur entwickeln, testen, mit Patches versehen und warten. Alle Updates für den Dienst spielt Notion ein; Kunden müssen nichts unternehmen.

• Für neue Versionen Bedrohungsmodelle erstellen und das Design auf Sicherheit prüfen. Außerdem Code-Audits, Code-Reviews und Sicherheitsscans der Codebasis durchführen.

• Jährlich unabhängige Penetrationstests beauftragen.

• Die Netzwerksicherheit in den Systemen von Notion implementieren und verwalten.

• Die Infrastruktur, Netzwerke und Systeme von Notion auf böswillige Aktivitäten überwachen.

• Ein öffentliches Programm zur Offenlegung von Schwachstellen betreiben und unabhängige Penetrationstests beauftragen.

• Die eigenen Unternehmenssysteme und Geräte von Mitarbeitenden absichern, unter anderem durch Verschlüsselung gespeicherter Daten, Erkennung von und Reaktion auf Bedrohungen an Endpunkten sowie zentrale Geräteverwaltung.

• Notion-Client-Anwendungen veröffentlichen und alle Updates dafür bereitstellen.

Verantwortlichkeiten der Nutzer

• Unterstützte Endpunktumgebungen, darunter Webbrowser, auf dem aktuellen Patchstand halten und prüfen, ob Kontrollmechanismen alle Updates für den Notion-Client verhindern.

• Geräte und Netzwerke, über die auf Notion zugegriffen wird, gemäß den eigenen Standards für Endpunktsicherheit absichern.

• Wenn alle Updates für den Notion-Client zentral verwaltet werden, sicherstellen, dass sie weiterhin zeitnah eingespielt werden. Wer automatische Updates aufschiebt oder deaktiviert, ist selbst dafür verantwortlich, den Client rechtzeitig mit Patches zu versehen.

• Sicherstellen, dass Installationskonfigurationen Personen nicht daran hindern, Updates zu erhalten.

• Melden vermuteter Schwachstellen im Notion-Dienst an Notion, statt sie auszunutzen oder öffentlich offenzulegen.

Wo die Grenze verläuft

Notion spielt Patches für den Notion-Dienst ein. Kunden müssen keine Patches für Notion einspielen und auch bei serverseitigen Updates nichts unternehmen.

Client-Anwendungen funktionieren anders. Notion veröffentlicht Updates. Ob ein Gerät sie erhält, hängt von seiner Konfiguration und Verwaltung ab. Wenn eine Organisation die Installation oder Aktualisierung verwaltet, ist sie dafür verantwortlich, die Clients auf dem neuesten Stand zu halten.

Notion stellt eine API, eine Integrationsplattform und KI-Funktionen bereit, die auf Kundendaten zugreifen und verbundene Systeme erreichen können. Kunden sind dafür verantwortlich zu entscheiden, welche davon aktiviert werden, welchen Zugriff sie erhalten und wie sie verwaltet werden.

Verantwortlichkeiten von Notion

• Die Notion-API, die Integrationsplattform, Verbindungen und KI-Funktionen bereitstellen und warten.

• Benutzerberechtigungen in Notion-KI, Notion Agent und KI-Konnektoren beachten. Custom Agents verwenden ihre eigenen ausdrücklich erteilten Berechtigungen, die sich von denen der Person unterscheiden können, die mit dem Agenten interagiert.

• Administrative Steuerungsmöglichkeiten bereitstellen, mit denen sich festlegen lässt, welche Integrationen und externen KI-Tools installiert und welche Agenten erstellt werden dürfen und ob KI-Funktionen aktiviert sind.

• Steuerelemente bereitstellen, um die KI-Websuche zu aktivieren oder abzuschalten und vor externen Webanfragen eine Bestätigung zu verlangen.

• Schutzmaßnahmen aufrechterhalten, um das Risiko von Prompt-Injection zu erkennen und zu verringern. Dazu gehören das Erkennen versteckter Anweisungen in Inhalten Dritter und hochgeladenen Dateien, Einschränkungen bei der Verarbeitung von Links und zusätzliche Prüfungen, wenn Agenten eigenständig handeln.

• Davon absehen, Kundendaten zum Trainieren der Modelle von Notion zu verwenden, und KI-Auftragsverarbeitern vertraglich untersagen, dies ohne ausdrückliche Zustimmung des Kunden zu tun.

• Aktivitäten von Integrationen, Verbindungen, Agenten und externen KI-Tools im Audit-Log aufzeichnen.

Verantwortlichkeiten der Benutzer

• Entscheiden, welche Integrationen, Verbindungen, KI-Funktionen und Agenten für die Organisation angemessen sind, und die verfügbaren Steuerelemente so konfigurieren, dass sie diese Entscheidung widerspiegeln.

• Den von einer Integration oder Verbindung angeforderten Zugriff und die angeforderten Funktionen überprüfen, bevor diese autorisiert werden, und bestätigen, dass der Drittanbieterdienst die eigenen Anforderungen des Benutzers an Anbieter erfüllt.

• Interne Integrationstoken verwalten: ihre Weitergabe einschränken, sie regelmäßig erneuern und nicht mehr benötigte Token widerrufen.

• Die Erstellung und Konfiguration von Agenten steuern, einschließlich der Frage, auf welche Kundendaten und verbundenen Tools jeder Agent zugreifen kann, und diesen Zugriff regelmäßig überprüfen.

• Kunden müssen sicherstellen, dass Agentenberechtigungen angemessen begrenzt sind.

• Festlegen, ob datenspeichernde Modelle für Funktionen aktiviert werden dürfen, die diese erfordern.

• Sicherstellen, dass Kundendaten, die Notion über verbundene Systeme zur Verfügung gestellt werden, für diesen Zweck geeignet sind und dass der im verbundenen System gewährte Zugriff selbst korrekt begrenzt ist.

• Benutzer darauf hinweisen, dass Kundendaten aus Quellen außerhalb des Workspace – etwa Webseiten und hochgeladenen Dateien – Anweisungen enthalten können, die das Verhalten der KI beeinflussen sollen.

Was Kunden über verbundene Daten wissen sollten

Der Zugriff über eine Verbindung ist nur so eng begrenzt wie die Berechtigungen im verbundenen System. Notion setzt die vom verbundenen System gemeldeten Berechtigungen durch, korrigiert aber keine zu weit gefassten Berechtigungen im Quellsystem.

Änderungen an Berechtigungen in verbundenen Systemen werden erst nach einer Synchronisierung in Notion übernommen, nicht sofort. Auch bis neu hinzugefügte Kundendaten angezeigt werden oder gelöschte Kundendaten nicht mehr verfügbar sind, kann es dauern.

Notion ist für die Sicherheit des Notion-Dienstes verantwortlich und dafür, Kunden zu benachrichtigen, wenn ein Vorfall ihre Kundendaten betrifft. Kunden sind dafür verantwortlich, wie sie auf Vorfälle reagieren, die ihre eigenen Konten, Workspaces und Kundendaten betreffen, einschließlich aller Benachrichtigungen, die sie vornehmen müssen.

Verantwortlichkeiten von Notion

• Einen dokumentierten Plan zur Reaktion auf Vorfälle pflegen und diesen regelmäßig testen.

• Sicherheitsvorfälle, die die Systeme von Notion und die von Notion gespeicherten Kundendaten betreffen, erkennen, triagieren, untersuchen, eindämmen und beheben.

• Betroffene Kunden gemäß dem Datenverarbeitungszusatz und geltendem Recht über Sicherheitsvorfälle benachrichtigen.

• Vorfälle im Nachgang untersuchen, einschließlich einer Ursachenanalyse, und die Erkenntnisse in die Kontrollen und den Reaktionsplan von Notion einfließen lassen.

• Den Betriebsstatus des Dienstes veröffentlichen und über Verfügbarkeitsvorfälle informieren.

• Ein Programm zur Offenlegung von Schwachstellen betreiben und gemeldete Schwachstellen triagieren und beheben.

Verantwortlichkeiten der Benutzer

• Vermutete Sicherheitsvorfälle, kompromittierte Konten, vermutete Schwachstellen und den Missbrauch des Dienstes umgehend über den entsprechenden Kanal an Notion melden.

• Vorfälle in den eigenen Workspaces und Konten erkennen und darauf reagieren, darunter kompromittierte Anmeldeinformationen, unangemessene Freigaben und Missbrauch durch interne Benutzer.

• Eigene Vorkehrungen für die Reaktion auf Vorfälle aufrechterhalten und festlegen, wer auf in Notion erkannte Aktivitäten reagieren soll.

• Verfügbare Maßnahmen zur Eindämmung im Produkt ergreifen: Zugriff entziehen, Sitzungen widerrufen, Anmeldeinformationen zurücksetzen, Integrationstoken widerrufen und veröffentlichte Kundendaten zurückziehen.

• Relevante Beweise sichern und Audit-Log-Einträge exportieren, bevor ihre Aufbewahrungsfrist abläuft.

• Feststellen, ob ein Vorfall eine Benachrichtigungspflicht gegenüber einer Aufsichtsbehörde, einem Kunden oder einer betroffenen Person auslöst, und die erforderliche Benachrichtigung versenden.

• Administrative und sicherheitsbezogene Kontaktdaten aktuell halten, damit Benachrichtigungen von Notion die richtigen Personen erreichen.

• Vermutete Schwachstellen an Notion melden, statt sie auszunutzen oder öffentlich offenzulegen.

Welche Partei erkennt was

Notion überwacht seine eigene Infrastruktur und kann Vorfälle erkennen, die den Dienst betreffen. Notion kann nicht feststellen, ob eine ansonsten gültige Workspace-Aktion gemäß den internen Richtlinien des Nutzers autorisiert war. Kunden sind für die Überwachung der Workspace-Aktivitäten und die Reaktion auf Missbrauch verantwortlich.

Dazu zählen Vorfälle wie die Veröffentlichung vertraulicher Kundendaten durch ein Mitglied, der Datenexport durch eine ausscheidende Person oder der Missbrauch von Anmeldeinformationen durch die Person, der sie rechtmäßig gehören. Um solche Ereignisse zu erkennen und darauf zu reagieren, müssen Benutzer die ihnen verfügbaren Aktivitätsprotokolle prüfen und die verfügbaren Steuerungsmöglichkeiten nutzen.

Notion unterhält ein Programm für Informationssicherheit und Datenschutz, das unabhängig geprüft wird, und stellt die daraus resultierende Dokumentation zur Verfügung. Kunden bestimmen, ob Notion für ihre eigenen regulatorischen Verpflichtungen geeignet ist, und konfigurieren es entsprechend.

Verantwortlichkeiten von Notion

• Unabhängig geprüfte Sicherheits- und Datenschutzprogramme gemäß den geltenden Prüf- und Zertifizierungszyklen aufrechterhalten.

• Compliance-Dokumentation, einschließlich Prüfberichten und Zertifizierungen, Kunden und Interessenten über das Notion Trust Center zur Verfügung stellen.

Verantwortlichkeiten der Nutzer

• Feststellen, ob Notion für die Daten, die der Nutzer speichern möchte, und die für ihn geltenden regulatorischen Verpflichtungen geeignet ist.

• Die für diese Nutzung erforderlichen Vereinbarungen abschließen, gegebenenfalls auch einen Auftragsverarbeitungsvertrag oder eine Geschäftspartnervereinbarung.

• Die in diesen Vereinbarungen geforderte Konfiguration vornehmen. Dazu gehören die Aktivierung der erforderlichen Compliance-Einstellungen und der Sicherheitsfunktionen, von denen sie abhängen.

• Eigene Bewertungen durchführen, darunter eine Bewertung des Anbieterrisikos und alle gesetzlich vorgeschriebenen Datenschutz-Folgenabschätzungen.

• Überprüfung der Zertifizierungen, Prüfberichte und der Liste der Auftragsverarbeiter von Notion als Teil der eigenen Sicherungs- und Änderungsmanagementprozesse des Nutzers.

• Nachweis gegenüber den eigenen Auditoren und Regulierungsbehörden des Nutzers, dass die Konfiguration und Nutzung von Notion durch den Nutzer die für ihn geltenden Verpflichtungen erfüllt.

Was die Zertifizierung abdeckt

Die unabhängigen Zertifizierungen und Prüfberichte Dritter von Notion decken die Kontrollen ab, die Notion betreibt. Sie erstrecken sich nicht darauf, wie eine einzelne Organisation Notion konfiguriert oder nutzt.

Ein Workspace, der regulierte Daten enthält, ist nicht allein dadurch konform, dass Notion eine Zertifizierung besitzt. Wenn eine Verpflichtung von der Konfiguration abhängt, wie z. B. die Einschränkung der Freigabe, die Durchsetzung von Single Sign-on, die Aufbewahrung von Prüfprotokollen oder die Begrenzung des Speicherorts von Daten, bleibt deren Erfüllung in der Verantwortung des Nutzers.

Notion legt die Bedingungen fest, unter denen der Dienst genutzt werden darf, und setzt diese durch. Kunden sind für ihre eigene Nutzung von Notion und für die in ihren Workspaces gespeicherten Kundendaten verantwortlich.

Verantwortlichkeiten von Notion

• Die Richtlinie zu Inhalt und Nutzung, die relevanten Nutzungsbedingungen und die zugehörigen Richtlinien veröffentlichen und pflegen.

• Bereitstellung eines Mechanismus für jeden, der eine öffentliche Notion-Seite betrachtet, um Kundendaten zu melden, die seiner Meinung nach unzulässig sind.

• Untersuchung von Meldungen sowie Entfernung von Kundendaten oder Einschränkung des Zugriffs, wenn ein Verstoß festgestellt wird.

• Zusätzliche Prüfung von Nutzungskategorien, die mit höheren Missbrauchsraten verbunden sind, sowie Aussetzung oder Beendigung des Zugriffs, wenn dies zum Schutz der Verfügbarkeit des Dienstes erforderlich ist.

Verantwortlichkeiten der Nutzer

• Nutzung von Notion in Übereinstimmung mit den Nutzungsbedingungen und der Richtlinie zu Inhalt und Nutzung sowie Sicherstellung, dass Personen, die Notion im Rahmen des Abos des Nutzers verwenden, dies ebenfalls tun.

• Sicherstellung, dass Kundendaten, die in Notion gespeichert, von dort geteilt oder darüber veröffentlicht werden, diesen Richtlinien und dem geltenden Recht entsprechen.

• Moderation von Kundendaten, die von anderen beigesteuert wurden, wenn der Nutzer nutzergenerierte Kundendaten über Notion verbreitet.

• Nutzung von Notion im vorgesehenen Rahmen und kein Versuch, seine Sicherheitskontrollen zu umgehen, abzuschalten oder zu beeinträchtigen.

• Durchführung von Sicherheitstests an Notion ausschließlich über das Programm zur Offenlegung von Schwachstellen von Notion und innerhalb dessen Bedingungen.

• Nutzung von Support- und Meldekanälen in gutem Glauben.