HIPAA-määritykset

Pääsynhallinta

Toteuta tekniset käytännöt ja menettelyt sähköisille tietojärjestelmille, jotka ylläpitävät sähköisiä suojattuja terveystietoja, jotta pääsy sallitaan vain niille henkilöille tai ohjelmistoille, joille on myönnetty käyttöoikeudet.

Notionin SAML SSO perustuu SAML 2.0 -standardiin, joka yhdistää Identity Providerisi (IdP) ja työtilasi helpottaakseen ja turvatakseen kirjautumista. Notion tukee virallisia SAML SSO -määrityksiä seuraavien palveluiden kanssa: Azure, Google, Gusto, Okta, OneLogin ja Rippling.

Ota SAML SSO käyttöön Notionissa näin:

• Vahvista domain tai domainit:Jotta voit käyttää edistyneitä suojausominaisuuksia, sinun on vahvistettava, että omistat sähköpostidomainisi. Vahvistus tapahtuu automaattisesti, kun lisäät domainisi DNS-tietoihin TXT-tietueen.

• Ota SAML SSO käyttöön:Tämä ottaa ominaisuuden käyttöön ja viimeistelee määrityksen. Lisätietoja SAML SSO -määrityksen viimeistelystä saat lukemalla tämän artikkelin.

• Muuta oletuskirjautumistapaa:Kun SAML SSO otetaan käyttöön ensimmäistä kertaa, oletuskirjautumistavaksi asetetaan Mikä tahansa menetelmä, mikä tarkoittaa, että käyttäjät voivat kirjautua sisään joko SAML:n kautta tai tavallisella kirjautumistavalla. Asettamalla vaihtoehdon tilaan Vain SAML SSO pakotat SAML:n käyttöön työtilassasi hallituille käyttäjille, joiden yrityssähköposti on vahvistettu.

• Linkitä muita työtiloja:Jos sinulla on useampi kuin yksi työtila, jossa haluat ottaa SSO:n käyttöön, voit tehdä sen ottamalla yhteyttä osoitteeseen [email protected].

Kun määritykset on tehty oikein, kaikkien työtilaasi kirjautuvien jäsenten on käytettävä vahvistettua verkkotunnusta, ja heidät on todennettava Identity Providerisi kautta. Enterprise-työtilan omistajat voivat ohittaa tämän käyttämällä vaihtoehtoista kirjautumistapaa, jos IdP/SAML SSO -palvelussa ilmenee häiriö.

Yksilöllinen käyttäjätunniste

Määritä yksilöllinen nimi ja/tai numero käyttäjän tunnistamista ja seurantaa varten.

Notionilla on SCIM API, jonka avulla voidaan lisätä, hallita ja poistaa jäseniä ja ryhmiä. Työtilan omistajat löytävät tarvittavan API-avaimen siirtymällä kohtaan Asetukset → Suojaus ja henkilöllisyys → SCIM-määritys ja napsauttamalla tunnusta, jotta se tulee näkyviin.

Katso SCIM-dokumentaatiomme saadaksesi uusimmat tiedot siitä, miten voit käyttää Notionin SCIM-API:a. Notion tukee virallisia SCIM-integraatioita Googlen, Guston, Oktan, OneLoginin ja Ripplingin kanssa.

Hätäkäyttömenettely

Laadi (ja toteuta tarvittaessa) menettelytavat tarvittavien sähköisten suojattujen terveystietojen hankkimiseksi hätätilanteessa.

Sisältöhaku tarjoaa Enterprise-työtilojen omistajille selkeän näkymän työtilan sisältöön, mikä parantaa sen hallintaa ja auttaa ratkaisemaan sivujen käyttöoikeusongelmia. Sen avulla voit:

• tarkastella, kenellä on pääsy sivulle
• muokata sivun käyttöoikeuksia
• löytää ja määrittää uudelleen entisten työntekijöiden hylättyjä sivuja

Voit viedä Notion-sivun, tietokannan tai koko työtilan milloin tahansa.

Ota Notion Mail- ja Notion Calendar -palveluille käyttöön HIPAA-yhteensopivuus Google Workspacen kanssa.

Automaattinen uloskirjautuminen

Toteuta sähköiset menettelytavat, jotka päättävät sähköisen istunnon ennalta määrätyn toimettomuusajan jälkeen.

Aseta mukautettu istunnon kesto: Enterprise-sopimuksen hallittujen käyttäjien istunnon kesto on Notionissa oletusarvoisesti 180 päivää. Työtilan omistajat voivat kuitenkin muuttaa istunnon kestoa yhdestä tunnista 180 päivään.

Pakota hallittujen käyttäjien uloskirjautuminen: Pakota uloskirjautuminen yksittäisille käyttäjille tai kaikille työtilan käyttäjille kerralla.

Pakota salasanan nollaus: Pakota salasanan nollaus yksittäisille käyttäjille tai kaikille työtilan käyttäjille kerralla.

Jos poistat käyttäjän käytöstä SCIM:n kautta, hänet poistetaan työtilasta ja hänen istuntonsa päätetään.

Tarkastuskontrollit

Toteuta laitteisto-, ohjelmisto- ja/tai menettelymekanismit, jotka tallentavat ja tutkivat toimintaa tietojärjestelmissä, joissa käsitellään sähköisiä suojattuja terveydenhuollon tietoja.

Enterprise-työtilan omistajilla on pääsy tarkastuslokiin kohdasta Asetukset. Tämä antaa yleiskuvan laajasta tapahtumajoukosta työtilassa.

Tämä voi olla erityisen hyödyllistä mahdollisten tietoturvaongelmien tunnistamisessa, epäilyttävän toiminnan tutkimisessa ja käyttöoikeusongelmien vianmäärityksessä. Työtilan tarkastusloki voidaan viedä CSV-muodossa.

Enterprise-asiakkaat voivat myös hyödyntää Data Loss Prevention (DLP) -kumppaniyhteyksiä arkaluonteisten tietojen löytämiseksi, luokittelemiseksi ja suojaamiseksi Notionissa.

Ota Notion Mail- ja Notion Calendar -palveluille käyttöön HIPAA-yhteensopivuus Google Workspacen kanssa.

Eheyden valvonta

Toteuta käytännöt ja menettelytavat sähköisten suojattujen terveydenhuollon tietojen suojaamiseksi epäasianmukaiselta muuttamiselta tai tuhoamiselta.

Toteuta sähköiset mekanismit varmistaaksesi, ettei sähköisiä suojattuja terveydenhuollon tietoja muuteta tai tuhota luvattomasti.

Toteuta turvatoimet siten, että sähköisesti siirrettyjä suojattuja terveydenhuollon tietoja ei voida muuttaa epäasianmukaisesti ilman, että muutos havaitaan ennen niiden hävittämistä.

Poista julkisten sivujen jakaminen käytöstä: Tämä poistaa Jaa-valikosta Jaa verkkoon -vaihtoehdon käytöstä tämän työtilan kaikilla sivuilla.

Ota vieraat pois käytöstä: Tämä estää työtilan ulkopuolisten henkilöiden kutsumisen millekään sivulle. Tätä asetusta ei tarvitse käyttää, jos haluat kutsua vieraita tarpeen mukaan. Huomaa kuitenkin, että Notionia ei saa käyttää viestimiseen potilaiden, vakuutussopimuksen jäsenten eikä heidän perheidensä tai työnantajiensa kanssa. Jos sinun on otettava vieraat käyttöön, suosittelemme ottamaan käyttöön vieraspyynnöt. Niiden avulla voit hyväksyä vieraat ennen kuin he pääsevät työtilaasi ja varmistaa samalla HIPAA-vaatimusten noudattamisen.

Poista käytöstä sivujen siirtäminen ja kopioiminen muihin työtiloihin: Tämä estää sivujen siirtämisen tai kopioimisen muihin työtiloihin Siirrä kohteeseen- tai Kopioi-toiminnolla.

Ota vienti pois käytöstä: Tämä estää sisällön viemisen markdown-, CSV- tai PDF-muodossa.

Poista työtilojen luominen käytöstä: Tämä estää uusien työtilojen luomisen ilman hyväksyntää.

Poista kolmannen osapuolen laajennukset käytöstä tai salli vain luetteloon lisätyt laajennukset: Tämä estää hyväksymättömien kolmannen osapuolen laajennusten lisäämisen Notion-työtilaasi.

Poista ulkoisten työtilojen käyttöoikeus käytöstä: Tämä estää hallittuja käyttäjiä liittymästä organisaatiosi ulkopuolisiin työtiloihin tai käyttämästä niitä.

Ota Notion Mail- ja Notion Calendar -palveluille käyttöön HIPAA-yhteensopivuus Google Workspacen kanssa.

Henkilön tai yhteisön todentaminen

Toteuta menettelytavat sen todentamiseksi, että sähköisiä suojattuja terveystietoja pyytävä henkilö tai yhteisö on se, joka väittää olevansa.

Poista profiilitietojen muuttaminen käytöstä: Tämä estää hallittuja käyttäjiä muuttamasta omia profiilitietojaan toisena henkilönä esiintymisen ehkäisemiseksi.

Domainin hallinta: Domain tarkoittaa Notion-käyttäjätiliin liitetyn sähköpostiosoitteen domain-osaa. Domainin vahvistus antaa työtilan omistajille mahdollisuuden vaatia domainia omistukseensa, mikä avaa domainin hallinta-asetukset.

Ota vieraat pois käytöstä: Tämä estää työtilan ulkopuolisten henkilöiden kutsumisen millekään sivulle. Tätä asetusta ei tarvitse käyttää, jos haluat kutsua vieraita tarpeen mukaan. Huomaa kuitenkin, että Notionia ei saa käyttää viestimiseen potilaiden, vakuutussopimuksen jäsenten eikä heidän perheidensä tai työnantajiensa kanssa. Jos sinun on otettava vieraat käyttöön, suosittelemme ottamaan käyttöön vieraspyynnöt. Niiden avulla voit hyväksyä vieraat ennen kuin he pääsevät työtilaasi ja varmistaa samalla HIPAA-vaatimusten noudattamisen.

Hallitun käyttäjän käyttäjätilin jäädyttäminen tai poistaminen: Jäädytä tai poista hallittujen käyttäjien käyttäjätilejä käyttäjähallinnan koontinäytössä.

Poista hallittujen käyttäjien käyttäjätilien poistaminen käytöstä: Estä hallittuja käyttäjiä poistamasta käyttäjätilejään itse.

Tietojen säilyttäminen ja hävittäminen

Ota käyttöön ohjeet ja toimintatavat, joilla varmistetaan sähköisten PHI-tietojen sekä niiden tallennuslaitteiden tai -välineiden lopullinen hävittäminen.

Mukautetut tietojen säilytysasetukset antavat Enterprise-työtilan omistajille mahdollisuuden hallita sitä, milloin käyttäjien sivut poistetaan roskakorista ja kuinka kauan niitä voidaan säilyttää sen jälkeen.

Säilytämme tietokannastamme varmuuskopioita, joten voimme tarvittaessa palauttaa tilannevedoksen sisällöstäsi viimeisten 30 päivän ajalta.

Ota Notion Mail- ja Notion Calendar -palveluille käyttöön HIPAA-yhteensopivuus Google Workspacen kanssa.

Tiedonsiirron suojaus

Toteuta tekniset turvatoimet suojautuaksesi sähköisten suojattujen terveystietojen luvattomalta
käytöltä, kun niitä siirretään sähköisessä viestintäverkossa.

Toteuta mekanismi sähköisten suojattujen terveystietojen salaamiseksi aina, kun se katsotaan aiheelliseksi.

Salaus levossa: Asiakasdata salataan levossa AES-256-menetelmällä. Dataa salataan myös Notionin sisäisissä verkoissa, pilvitallennuksessa, tietokantatauluissa ja varmuuskopioissa.

Salaus siirron aikana: Siirrettävä data on salattu TLS 1.2 -protokollalla tai uudemmalla.