Notionワークスペース全体にスキルを展開する方法

チームメイトとスキルを作っていくと、同じワークフローの異なるバージョンが増えてしまうことがあります。スキルを共有すれば、すでに作ったものをチームで再利用し、繰り返し作業を一貫して行うことができます。

スキルはNotionページなので、チームで共同編集したり、誰が閲覧や編集ができるかを管理したりできます。共有するスキルをデータベースにまとめれば、1か所で簡単に探して管理できます。

このガイドでは、次のことを学べます。

• チームと共有するスキルを選択する

• 共有スキルデータベースで整理する

• 誰がアクセスや編集ができるかを決める

• ワークスペース全体のデフォルト設定と管理項目を設定する

チームと共有するスキルを選ぶときは、同じ方法や基準、専門知識を他のメンバーも活用できる業務から始めましょう。

以下のようなものを探してみてください。

• 手法をチームで繰り返し使う：たとえば、採用チームが面接のメモから毎回同じ形式の候補者要約を作るためにスキルを使う場合です。

• 基準を他のメンバーにも守ってほしい：たとえば、マーケティングチームが顧客向けの文章をブランドの文体や用語に照らしてレビューするためにスキルを使う場合です。

• 専門知識の再利用を簡単にしたい：たとえば、製品チームが、経験豊富なPMによる仕様書のレビュー方法をスキルにまとめる場合です。このレビューでは、要件の漏れやリスク、依存関係を確認します。

スキルにする価値のあるワークフローを見つけたら、スキル作成のベストプラクティスに従ってください。

スキルライブラリは、Notion内のスキルを表示する個人用ビューです。ここには、作成または有効化したスキルが含まれます。「発見」タブを使用すると、自分のチーム以外のチームが作成したものを含め、ワークスペース全体で共有されているスキルを見つけることができます。使用したいスキルが見つかったら、「自分用に有効化」を選択すると、ライブラリに追加できます。

最初のスキルを作成すると、Notionは自動的にあなた専用のスキルデータベースを作成します。チームで作成・共有するスキルが増えてきたら、チームの業務に関係するスキルを共有データベースに移動しましょう。これにより、チームはスキルを1か所に整理して、最新の状態に保てます。

スキルデータベースは、他のNotionデータベースと同様に機能します。チームの業務に合わせて、プロパティやオートメーションを追加したり、カスタムビューを作成したりできます。

スキルデータベースには、各スキルが何を行い、何を使用するかを理解するのに役立つプロパティが組み込まれています。

• 「説明」は、そのスキルが何をするものか、いつ使用すべきかを説明します。

• 「ファイル」には、例、参照ドキュメント、画像、データファイル、スクリプトなどの補足資料が保存されます。

• タグは、関連するスキルをグループ化してフィルタリングするのに役立ちます。

これらに加えて、独自のプロパティやビューを追加することもできます。たとえば、プロダクトマーケティング、コンテンツ、広報といったチームの職能を分類するための「セレクト」プロパティを追加し、職能ごとにスキルをグループ化するビューを作成できます。

共有スキルデータベースは、チームがすでに使用しているチームスペースに配置してください。そうすれば、見つけやすく、チームの他の共有リソースと同じ場所に置けます。

チームスペース名の横にある「+」を選択し、スキルデータベースのテンプレートを選びます。新しいページを作成し、データベースの種類として「スキル」を選ぶこともできます。

まずは1つのデータベースから始めましょう。グループが異なる権限を必要とする場合や、独自のスキルセットを管理したい場合に、別のデータベースを追加してください。

スキルは、何をするか、またどんな場面で使用するかをすぐに理解できるようにしておくと、最新の状態に保つのがずっと簡単になります。そのためには、まず次のように設定します。

• 各スキルには、何をするかがわかる名前を付けます。「ブランドボイスに合わせてコピーをレビューする」なら、「ブランド基準」のような大まかな名前よりも内容が伝わります。スキルが増えたときにも見分けやすくなります。

• わかりやすい「説明」にします。スキルで何ができ、どんな場面で使うかを具体的に記述してください。Notionエージェントも説明をもとにスキルを使う場面を判断するため、適切なスキルを自動で選びやすくなります。

• 各スキルの作業は1つに絞ります。1つのスキルで複数の作業を扱うようになったら、分割してください。作業を絞ったスキルは理解しやすく、業務が変わったときも更新しやすくなります。

スキルには、他のNotionページやデータベースと同じ共有設定と権限ルールが適用されます。編集権限は、チームのスキルを最新の状態に保つ担当者だけに付与してください。変更はバージョン履歴で確認できます。

たとえば、マーケティングチームに、ガイドラインに沿って文章を確認する「ブランドボイスに合わせてコピーをレビューする」スキルがあるとします。チーム全員が使うとしても、変更できるのはブランドに詳しい数人だけにするのがよいでしょう。

アクセス権を設定するには、スキルまたはスキルデータベースで「共有」を選択します。

• 1つのスキルを共有するのは、特定のユーザーやグループだけにアクセス権が必要な場合です。

• データベース全体を共有するのは、一度に複数のスキルへのアクセス権を付与したい場合です。

共有、権限、スキルの有効化に関する設定手順の詳細については、ヘルプドキュメントをご覧ください。

ワークスペース管理者は、スキルの使い方も管理できます。ビジネスプランとエンタープライズプランの管理者は、「設定」→「Notion AI」→「スキル」→「ワークスペース設定」で、ワークスペース全体のスキルを管理できます。

管理者は、ワークスペース全体について次の設定を管理できます。

• ワークスペースのデフォルトスキルを設定：全員がすぐに使えるようにしたいスキルには、「デフォルトスキルを追加」を使用してください。最大50個まで設定できます。特定のチームだけでなく、ワークスペース全体で役立つスキルを優先しましょう。

• スキルのローカルダウンロードを管理：スキルをローカルにダウンロードすると、Notion以外の対応するローカルエージェントで使えます。「ローカルスキルのダウンロードを許可」はデフォルトでオンになっています。スキルに含まれる指示をNotionの外部に出したくない場合は、オフにしてください。

• ワークスペースのスキルを無効化：組織でスキルを使う準備がまだできていない場合や、使い方を決めるまでアクセスを一時停止したい場合は、「ワークスペースのスキルを無効にする」をオンにしてください。

管理者はワークスペース全体のデフォルト設定や管理を行えますが、ワークスペースのメンバーも自身のスキル設定の一部を管理できます。

• 有効にする共有スキルをメンバーが選択：ワークスペースのデフォルトスキル以外にも、メンバーはスキルライブラリの「発見」タブでスキルを探し、使いたいスキルで「自分用に有効化」をオンにできます。

• スキルの表示場所をメンバーが自分用に管理：よく使うスキルをすぐに使えるよう、テキストエディタのメニューに追加できます。

• デフォルトスキルも個人の上限に含まれる：メンバーは最大200個のスキルを有効にでき、そのうち最大50個を自動で使用するように設定できます。