Modell for Delte sider ansvar

Denne modellen for delt ansvar sørger for at Notion og kundene jobber sammen for å skape en trygg og effektiv opplevelse av arbeidsområdet.

Se Notions MSA og DPA for definerte begreper.

Notion er ett sted der du kan tenke, skrive og planlegge. Her kan brukerne lage sine egne verktøy for å jobbe på den måten som passer dem best. De betror Notion både jobbrelatert og personlig informasjon. Gjennom Tilkoblinger og KI-funksjoner gir de også Notion tilgang til informasjon i andre systemer.

En modell for delt ansvar (SRM) er et rammeverk som skisserer ansvarsfordelingen mellom en tjenesteleverandør og brukerne. Den definerer tydelig hvilke sikkerhets- og driftsoppgaver som håndteres av hver part.

Dette dokumentet beskriver hvordan Notion og kundene deler ansvaret for å sikre Notions systemer, brukerkontoer og arbeidsområder.

Notions SRM gir klarhet for både Notion og kundene om hvilken part som er ansvarlig for spesifikke prosesser, operasjoner eller kontroller. Dette gjør at Notion kan fokusere på, og ta ansvar for, områdene der vi best kan beskytte konfidensialiteten, integriteten og tilgjengeligheten til Notions systemer, samtidig som vi identifiserer hvor kundene er bedre rustet til å sikre sine egne kontoer, arbeidsområder og kundedata. Samlet sett forbedrer dette sikkerheten og effektiviteten i beskyttelsen av Notion-systemer og -kontoer.

SRM fremmer også åpenhet om hvordan Notions tjenester leveres, ved å gi kundene informasjonen de trenger for å vurdere Notion i sine egne risiko- og kvalitetssikringsprosesser, og støtter både Notion og kundene i å oppfylle sine respektive forpliktelser i henhold til gjeldende lokale, regionale, nasjonale og internasjonale forskrifter.

Kort sagt: Notion er ansvarlig for å bygge, drifte og beskytte arkitekturen til Notion-tjenesten. Kundene er ansvarlige for hvordan de konfigurerer og bruker tjenesten, inkludert å beskytte påloggingsinformasjonen sin, administrere hvem som har tilgang til arbeidsområdene og kundedataene deres, og overholde retningslinjene for innhold og bruk og andre relevante vilkår.

Noen ansvarsområder beskrevet i dette dokumentet kan kun utføres av kunder med utvidede tillatelser i et arbeidsområde eller en organisasjon. Det er brukerens ansvar å tildele disse tillatelsene på en hensiktsmessig måte.

Verktøyene som er tilgjengelige for å oppfylle et gitt ansvar, varierer etter abonnement. Der en funksjonalitet er begrenset til spesifikke abonnementsplaner, forblir kunder på abonnementsplaner uten den gitte funksjonaliteten ansvarlige for det underliggende resultatet, og bør vurdere alternative kontroller.

Notion tilbyr autentiseringsmetoder og administrative kontroller som styrer hvordan personer logger på Notion, og hvordan tilgang til arbeidsområdet tildeles og fjernes. Kunder er ansvarlige for å velge og konfigurere kontrollene som er passende for deres organisasjon, samt for å beskytte påloggingsinformasjonen som brukes for å få tilgang til kontoene deres.

Notions ansvar

• Tilby og drifte autentiseringsmetoder, inkludert e-post og passord, Google- og Apple-pålogging, samt SAML 2.0-basert enkel pålogging for arbeidsområder med Business- og Enterprise-abonnementer.

• Tilby tofaktorautentisering for kontoer som logger på med passord, ved bruk av en autentiseringsapp eller en kode på tekstmelding.

• Tilby SCIM-API-er som gjør det mulig for organisasjoner med Enterprise-abonnement å automatisere opprettelse, oppdatering og fjerning av brukere via identitetsleverandøren.

• Tilby administrative kontroller for sesjonslengde, tvungen utlogging, tilbakestilling av passord, suspendering av kontoer og domeneverifisering.

• Kreve at eierskapet til et domene er verifisert før domenet kan brukes til å styre hvordan brukerne logger på Notion.

• Tilbakekalle en brukers tilgang til kundedata når brukeren fjernes fra arbeidsområdet. Tilby kontroller som lar organisasjonen avslutte økter og tilbakestille påloggingsinformasjon for administrerte brukere.

• Begrense tilgangen til Notions egen infrastruktur til det som er nødvendig, og kreve at ansatte og innleide i Notion har taushetsplikt.

• Bare få tilgang til kundedata for å gi kundestøtte når en bruker eller eier av et arbeidsområde har samtykket, og la samtykket utløpe automatisk etter en fastsatt periode.

Brukeransvar

• Beskytte påloggingsinformasjon, bruke sterke og unike passord, og unngå gjenbruk på tvers av andre tjenester.

• Bruke individuelle kontoer i stedet for delte kontoer, og ikke dele påloggingsinformasjon.

• Bruke tofaktorautentisering på kontoer som logger på med passord.

• Oppdatere påloggingsinformasjon i tråd med interne retningslinjer, og raskt dersom et eksternt brudd som omfatter påloggingsinformasjon blir oppdaget.

• Velge og konfigurere autentiseringsmetoder som passer for organisasjonen, og avgjøre om enkel pålogging skal være påkrevd.

• Sikre at tilgang til arbeidsområdet er begrenset til tiltenkte brukere, og at tilgangen fjernes raskt når noen slutter eller bytter rolle. Automatisert fjerning av tilgang krever SCIM; der dette ikke er i bruk, er fjerning en manuell prosess.

• Angi sesjonslengde i tråd med interne retningslinjer og ha en plan for å gjenopprette tilgangen hvis organisasjonen mister tilgang til identitetsleverandøren.

• Kontrollere om Notions kundestøtte kan få tilgang til en konto eller et arbeidsområde, og tilbakekalle denne tilgangen når den ikke lenger er nødvendig.

Notion tilbyr en tilgangsmodell som bestemmer hva en autentisert bruker kan se og gjøre, og administrative kontroller som setter grenser for deling. Kundene bestemmer hvordan modellen skal brukes for kundedataene deres, og må gå gjennom hvem som får tilgang.

Notions ansvar

• Tilby en tilgangsmodell for arbeidsområder, teamområder, sider og databaser, med tilgangsgrupper, og håndheve den konsekvent i hele produktet.

• Skille mellom tilgangen til medlemmer og gjester, slik at eksterne samarbeidspartnere kan få tilgang til bestemte kundedata uten å få tilgang til hele arbeidsområdet.

• Tilby administrative kontroller som lar en organisasjon begrense offentlig deling av sider, gjestetilgang, eksport, samt flytting eller duplisering av sider til andre arbeidsområder.

• Tilby kontroller som styrer hvem som kan publisere kundedata på nettet, inkludert Notion Sites, skjemaer og offentlige lenker.

• Tilby verktøy som gir organisasjonen oversikt over hvem som har tilgang til en side, hvilke sider som deles eksternt eller publiseres på nettet, og lar den endre tilgangen.

• Respekter tilgangsinnstillingene for arbeidsområdet i KI- og søkefunksjoner.

Brukeransvar

• Avgjøre hvem som skal ha tilgang til kundedata, og hvilket tilgangsnivå de skal ha.

• Avgjøre om eksternt samarbeid og offentlig publisering er tillatt, og konfigurere tilgjengelige kontroller for å gjenspeile denne beslutningen.

• Forstå hvordan tilgang arves. Tilgang til en side gjelder som standard også for undersidene, og når tilgang gis på flere måter, gjelder det høyeste tilgangsnivået som er gitt.

• Gå gjennom tilgangen jevnlig, blant annet for medlemmer av arbeidsområdet, gjester, tilgangsgrupper og kundedata som deles eksternt eller publiseres på nettet.

• Fjerne tilgangen til kundedata når samarbeidet med noen opphører. Dette gjelder også gjester og eksterne samarbeidspartnere som ikke får tilgangen administrert via organisasjonens identitetsleverandør.

• Sørge for at kundedata som publiseres på nettet, er ment for offentligheten, og tilpasse innstillinger som søkemotorindeksering deretter.

• Overføre kundedata som en bruker har lagret privat, før brukeren slutter, eller innenfor det begrensede tidsvinduet der overføring fortsatt er mulig. Etter dette tidsvinduet kan private kundedata som regel ikke gjenopprettes, og overføringsverktøyene er bare tilgjengelige med et Enterprise-abonnement.

Notion lagrer og behandler kundedata på vegne av sine kunder og beskytter dem under overføring og ved lagring. Kundene bestemmer hvilke data som legges inn i Notion, hvor lenge de oppbevares, og hvilke juridiske forpliktelser som knytter seg til dem.

Notions ansvar

• Behandle kundedata i samsvar med hovedabonnementsavtalen, databehandleravtalen og gjeldende personvernlovgivning.

• Krypter kundedata ved lagring med AES-256 eller en algoritme som er industristandard og gir tilsvarende eller sterkere sikkerhet, inkludert i skylagring, databasetabeller og sikkerhetskopier, og krypter data under overføring med TLS 1.2 eller nyere.

• Vedlikehold og publiser en oppdatert liste over underdatabehandlere.

• Tilby regional datalagring for definerte kategorier av kundedata, slik at kvalifiserte organisasjoner kan velge regionen der disse dataene lagres.

• Ikke bruke kundedata til å trene Notions maskinlæringsmodeller, og forby underdatabehandlere som leverer KI-tjenester å gjøre det uten uttrykkelig samtykke fra kunden.

• Gi kundene mulighet til å eksportere, oppbevare og slette kundedataene sine, og slette kundedataene når avtalen opphører, i tråd med avtalen.

• Inngå en databehandleravtale og, der det er aktuelt, en Business Associate-avtale med kunder som krever slike avtaler.

Brukeransvar

• Avgjøre hvilke data som er hensiktsmessige å lagre i Notion, og sikre at regulerte data kun lagres der nødvendige avtaler og konfigurasjoner er på plass.

• Etablere og anvende oppbevaringsrutiner, og slette kundedata som ikke lenger er nødvendige.

• Konfigurere innstillingene for oppbevaring og sletting i produktet i tråd med interne retningslinjer.

• Sende inn fullstendige og korrekte kontodata, og rette opp feil så snart de oppdages.

• Oppfylle pliktene som behandlingsansvarlig for personopplysninger i et arbeidsområde. Det omfatter å gi de registrerte informasjon om personvern, ha et rettslig grunnlag for behandlingen og svare på forespørsler fra registrerte om kundedata.

• Avgjøre om datalagring i en bestemt region er påkrevd, be om dette ved behov, og forstå hvilke datakategorier og Notion-produkter som faller utenfor ordningen.

• Gå gjennom Notions liste over underdatabehandlere.

Notion drifter infrastrukturen som holder tjenesten tilgjengelig, og tar sikkerhetskopier av den for å kunne gjenopprette tjenesten. Kundene har selv ansvar for å gjenopprette kundedata med verktøyene Notion tilbyr, og for å oppbevare en egen kopi av dataene hvis de er pålagt det.

Notions ansvar

• Drifte Notion-tjenesten i tråd med tilgjengelighetsforpliktelsene i tjenestenivåvilkårene, med redundant infrastruktur i flere tilgjengelighetssoner.

• Publisere tjenestens driftsstatus.

• Opprettholde automatiserte, krypterte og overvåkede sikkerhetskopier av kundedata.

• Lagre sikkerhetskopier i samsvar med Notions publiserte oversikt over sikkerhetskopiregioner for den valgte datalagringsregionen. Datalagring i en bestemt region gjelder bare for de definerte kategoriene av kundedata.

• Vedlikeholde og jevnlig teste planer for gjenoppretting etter alvorlige hendelser og for kontinuitet i driften.

• Tilby gjenopprettingsverktøy i produktet, inkludert Søppel og versjonshistorikk, som lar kunder gjenopprette kundedata selv.

• Tilby en eksportfunksjon som lar kundene hente ut en kopi av kundedataene.

Brukeransvar

• Gjenopprette enkeltsider og kundedata ved hjelp av Søppel og versjonshistorikk, innenfor oppbevaringsperiodene som gjelder for brukerens abonnement.

• Konfigurere innstillinger for oppbevaring av kundedata, hvis slike innstillinger finnes, i tråd med interne retningslinjer.

• Oppbevare en egen kopi av kundedata hvis interne retningslinjer, avtaler eller regler krever lengre oppbevaring enn produktet tilbyr, eller en kopi utenfor Notion.

• Eksportere data så ofte som kravene tilsier, og kontrollere at eksportene er fullstendige. Kundedata som kontoen som utfører eksporten ikke har tilgang til, tas ikke med.

• Hente eksportene før nedlastingslenken utløper.

• Ta høyde for at tjenesten kan bli utilgjengelig i egne planer for kontinuitet i driften.

Hva Notions sikkerhetskopier er og ikke er

Notions sikkerhetskopier brukes til å gjenopprette Notion-tjenesten. De er ikke gjenopprettingspunkter for kundene og kan ikke brukes til å tilbakestille et arbeidsområde til et bestemt tidspunkt. Kundene gjenoppretter selv enkeltstående kundedata gjennom Søppel og versjonshistorikk. Når de gjeldende fristene for Søppel og oppbevaring er utløpt, slettes kundedataene permanent og kan ikke gjenopprettes. Kundene bør ikke bruke kundestøtte som en løsning for oppbevaring av data.

En eksport gir en kopi av kundedata i formater som HTML, Markdown, CSV eller PDF, avhengig av eksporttype og abonnement. Det er ikke en fullstendig sikkerhetskopi av arbeidsområdet: Hvis eksporterte kundedata importeres, blir ikke de opprinnelige tilgangene, innstillingene eller hele konfigurasjonen gjenopprettet. Dataene må kanskje også organiseres på nytt manuelt.

Notion registrerer relevant aktivitet i et arbeidsområde og gjør registreringene tilgjengelige for organisasjonen. Kundene har ansvar for å gå gjennom dem, oppbevare dem når det er påkrevd, og følge opp det de viser.

Notions ansvar

• Registrere hendelser knyttet til sikkerhet og trygghet i organisasjonens arbeidsområder, med opplysninger om hvem som utførte handlingen, hva som ble gjort, tidspunktet og IP-adressen hvis den er tilgjengelig.

• Oppbevare historikken i revisjonsloggen i produktet i en definert periode, og tilby eksport- og strømmeløsninger slik at kunder kan oppbevare den lenger.

• Gjøre det mulig å strømme hendelser i sanntid til brukerens egen plattform for sikkerhetsovervåking og støtte tilkoblinger til verktøy som forebygger datatap.

• Overvåke Notions egen infrastruktur, nettverk og systemer for ondsinnet aktivitet, og vedlikeholde intern logging for disse systemene.

Brukeransvar

• Gå gjennom aktiviteten i revisjonsloggen, og undersøke og følge opp aktivitet som virker uventet eller uautorisert.

• Oppbevare loggdata så lenge interne retningslinjer eller regler krever det, ved å eksportere eller strømme hendelser før oppbevaringsperioden utløper.

• Konfigurere overvåking, varsling og eventuelle tilkoblinger for sikkerhet og etterlevelse i eget miljø, og sørge for at integrasjonene fortsetter å fungere.

• Definere hva som regnes som mistenkelig aktivitet i organisasjonen, og hvem som skal gå gjennom den.

• Rapportere mistenkelig aktivitet til Notion hvis den kan tyde på at tjenesten er kompromittert.

Hva revisjonsloggen dekker og ikke dekker

Revisjonsloggen registrerer hendelser. Loggoppføringer og data som strømmes, beskriver hvilke handlinger som er utført og av hvem. De inneholder ikke kundedata fra sidene.

Revisjonsloggen begynner å registrere hendelser når en organisasjon får tilgang til funksjonen. Tidligere aktivitet blir ikke tilgjengelig i ettertid.

Notion utvikler, drifter og vedlikeholder Notion-tjenesten og infrastrukturen den kjører på. Det omfatter å sikre infrastrukturen og installere sikkerhetsoppdateringer. Kundene har ansvar for miljøene de bruker for å få tilgang til Notion.

Notions ansvar

• Utvikle, teste, sikkerhetsoppdatere og vedlikeholde Notion-applikasjonen og infrastrukturen den kjører på. Notion oppdaterer tjenesten uten at kundene trenger å gjøre noe.

• Gjennomføre trusselmodellering og gjennomgå sikkerheten i utformingen av nye versjoner. Utføre koderevisjoner, gå gjennom kode og sikkerhetsskanne kodebasen.

• Bestille årlig uavhengig penetrasjonstesting.

• Innføre og administrere nettverkssikkerhet i Notions systemer.

• Overvåke Notions infrastruktur, nettverk og ressurser for ondsinnet aktivitet.

• Drive et offentlig program for rapportering av sårbarheter og bestille uavhengig penetrasjonstesting.

• Sikre Notions egne bedriftssystemer og de ansattes enheter, blant annet med kryptering av lagrede data, oppdagelse og håndtering av trusler på enhetene og sentralisert enhetsadministrasjon.

• Publisere Notions klientapplikasjoner og levere oppdateringer til dem.

Brukeransvar

• Vedlikeholde endepunktmiljøer som fortsatt støttes, inkludert nettlesere, holde dem oppdatert og håndtere eventuelle innstillinger som kan hindre oppdateringer av Notion-klienten.

• Sikring av enhetene og nettverkene som brukes for å få tilgang til Notion, i tråd med brukerens egne sikkerhetsstandarder for endepunkter.

• Når oppdateringer av Notion-klienten administreres sentralt, må de fortsatt installeres i tide. Hvis automatiske oppdateringer utsettes eller deaktiveres, er brukeren ansvarlig for å installere sikkerhetsoppdateringer for klienten i tide.

• Sikre at installasjonskonfigurasjoner ikke hindrer brukere i å motta oppdateringer.

• Rapportere mistenkte sårbarheter i Notion-tjenesten til Notion i stedet for å utnytte eller offentliggjøre dem.

Hvor grensen går

Notion installerer sikkerhetsoppdateringer for Notion-tjenesten. Kunder installerer ikke slike oppdateringer selv og trenger ikke gjøre noe når Notion oppdaterer serverne.

Klientapplikasjoner fungerer annerledes. Notion publiserer oppdateringer, men om en enhet mottar dem, avhenger av hvordan den er konfigurert og administrert. Når en organisasjon styrer installasjon og oppdatering, er det organisasjonens ansvar å holde klientene oppdatert.

Notion tilbyr et API, en integrasjonsplattform og KI-funksjoner som kan behandle kundedata og få tilgang til tilkoblede systemer. Kunder er ansvarlige for å bestemme hvilke av disse som skal aktiveres, hvilken tilgang de skal gis, og hvordan de styres.

Notions ansvar

• Tilby og vedlikeholde Notion-API-et, integrasjonsplattformen, tilkoblingene og KI-funksjonene.

• Respektere brukernes tilganger i Notion KI, Notion-agenten og KI-tilkoblinger. Skreddersydde agenter bruker sine egne uttrykkelig tildelte tilganger, som kan avvike fra tilgangene til personen som samhandler med agenten.

• Tilby administrative kontroller som styrer hvilke integrasjoner og eksterne KI-verktøy som kan installeres, hvilke agenter som kan opprettes, og om KI-funksjoner er aktivert.

• Tilby kontroller for å aktivere eller deaktivere KI-nettsøk og kreve bekreftelse før eksterne nettforespørsler.

• Opprettholde sikkerhetstiltak som oppdager og reduserer risikoen for manipulering med skjulte instruksjoner. Dette omfatter å oppdage slike instruksjoner i innhold fra tredjeparter og opplastede filer, begrense hvordan lenker håndteres og utføre ekstra kontroller når agenter handler på egen hånd.

• Avstå fra å bruke kundedata til å trene Notions modeller, og gjennom avtaler forby KI-underdatabehandlere å gjøre det uten uttrykkelig samtykke fra kunden.

• Loggføre aktivitet knyttet til integrasjoner, tilkoblinger, agenter og eksterne KI-verktøy i revisjonsloggen.

Brukerens ansvar

• Avgjøre hvilke integrasjoner, tilkoblinger, KI-funksjoner og agenter som passer for organisasjonen, og sette opp de tilgjengelige kontrollene deretter.

• Gå gjennom hvilken tilgang og hvilke funksjoner en integrasjon eller tilkobling ber om før den godkjennes, og bekrefte at tredjepartstjenesten oppfyller brukerens krav til leverandører.

• Administrere interne integrasjonstokener ved å begrense hvem som får dem, bytte dem jevnlig og tilbakekalle dem som ikke lenger trengs.

• Styre hvordan agenter opprettes og konfigureres, hvilke kundedata og tilkoblede verktøy hver agent får tilgang til, og gå gjennom denne tilgangen jevnlig.

• Kunder må sørge for at tilgangen til agentene er avgrenset på riktig måte.

• Avgjøre om modeller som lagrer data, kan aktiveres for funksjoner som krever dem.

• Sikre at kundedata som gjøres tilgjengelige for Notion gjennom tilkoblede systemer, er egnet for det formålet, og at tilgang gitt i det tilkoblede systemet i seg selv er korrekt avgrenset.

• Gjøre brukere oppmerksomme på at kundedata fra kilder utenfor arbeidsområdet, blant annet nettsider og opplastede filer, kan forsøke å påvirke hvordan KI oppfører seg.

Hva kunder bør vite om data fra tilkoblede systemer

Tilgangen gjennom en tilkobling er ikke mer begrenset enn tilgangen som er gitt i det tilkoblede systemet. Notion håndhever tilgangene som det tilkoblede systemet oppgir, men retter ikke opp for vide tilganger i kildesystemet.

Endringer i tilganger i tilkoblede systemer vises i Notion først etter en synkronisering, ikke umiddelbart. Det kan også ta tid før nye eller slettede kundedata vises eller blir utilgjengelige.

Notion har ansvar for sikkerheten i Notion-tjenesten og for å varsle kunder hvis en hendelse påvirker kundedataene deres. Kundene har ansvar for å håndtere hendelser som gjelder egne kontoer, arbeidsområder og kundedata, og for å sende eventuelle påkrevde varsler.

Notions ansvar

• Opprettholde en dokumentert plan for hendelseshåndtering og teste den jevnlig.

• Oppdage, vurdere og prioritere, undersøke, begrense og utbedre sikkerhetshendelser som påvirker Notions systemer og kundedataene Notion oppbevarer.

• Varsle berørte kunder om sikkerhetshendelser i samsvar med databehandleravtalen og gjeldende lovverk.

• Gjennomgå hendelser i etterkant, blant annet ved å analysere årsakene, og bruke funnene til å forbedre Notions kontrolltiltak og plan for hendelseshåndtering.

• Publisere tjenestens driftsstatus og varsle om hendelser som påvirker tilgjengeligheten.

• Drive et program for rapportering av sårbarheter og vurdere og utbedre rapporterte sårbarheter.

Brukerens ansvar

• Rapportere mistenkte sikkerhetshendelser, kompromitterte kontoer, mistenkte sårbarheter og misbruk av tjenesten til Notion så raskt som mulig gjennom riktig kanal.

• Oppdage og håndtere hendelser som oppstår i brukerens egne arbeidsområder og kontoer, inkludert kompromittert påloggingsinformasjon, urettmessig deling og misbruk begått av interne brukere.

• Holde ved like brukerens egen plan for hendelseshåndtering og avklare hvem som skal følge opp aktivitet som oppdages i Notion.

• Iverksette skadebegrensende tiltak som er tilgjengelige i produktet, inkludert å fjerne tilgang, tilbakekalle økter, tilbakestille påloggingsinformasjon, tilbakekalle integrasjonstokener og trekke tilbake publiserte kundedata.

• Bevare relevante bevis, inkludert å eksportere oppføringer i revisjonsloggen før oppbevaringsperioden utløper.

• Avgjøre om en hendelse utløser en varslingsplikt som brukeren har overfor en tilsynsmyndighet, kunde eller berørt person, og sende dette varselet.

• Holde administrative og sikkerhetsrelaterte kontaktopplysninger oppdatert, slik at varsler fra Notion når de rette personene.

• Rapportere mistenkte sårbarheter til Notion i stedet for å utnytte dem eller offentliggjøre dem.

Hvilken part oppdager hva

Notion overvåker sin egen infrastruktur og kan oppdage hendelser som påvirker tjenesten. Notion kan ikke avgjøre om en ellers gyldig handling i arbeidsområdet var godkjent i henhold til brukerens interne retningslinjer. Kunder er ansvarlige for å overvåke aktiviteten i arbeidsområdet og håndtere misbruk.

Dette omfatter for eksempel at et medlem publiserer konfidensielle kundedata, at en ansatt som slutter, eksporterer data, eller at noen misbruker sin egen påloggingsinformasjon. For å oppdage og håndtere slike hendelser må brukeren gå gjennom aktivitetsregistreringene og kontrollene som er tilgjengelige.

Notion har et program for informasjonssikkerhet og personvern som gjennomgår uavhengig revisjon, og gjør dokumentasjonen fra revisjonen tilgjengelig. Kundene avgjør om Notion er egnet med tanke på deres egne regulatoriske forpliktelser, og konfigurerer tjenesten deretter.

Notions ansvar

• Opprettholde sikkerhets- og personvernprogrammer som vurderes uavhengig, i tråd med gjeldende revisjons- og sertifiseringssykluser.

• Gjøre dokumentasjon om etterlevelse, blant annet revisjonsrapporter og sertifiseringer, tilgjengelig for kunder og potensielle kunder via Notion Trust Center.

Brukeransvar

• Avgjøre om Notion egner seg for dataene brukeren vil lagre, og hvilke regelverkskrav som gjelder for brukeren.

• Inngå avtalene som kreves for slik bruk, inkludert en databehandleravtale eller en Business Associate-avtale der det er aktuelt.

• Ta i bruk oppsettet som kreves i disse avtalene. Det innebærer å aktivere eventuelle innstillinger for etterlevelse og sikkerhetsfunksjonene disse er avhengige av.

• Gjennomføre brukerens egne vurderinger, inkludert en risikovurdering av leverandøren og eventuelle vurderinger av personvernkonsekvenser som kreves ved lov.

• Gå gjennom Notions sertifiseringer, revisjonsrapporter og liste over underdatabehandlere som en del av brukerens egne kontroll- og endringsprosesser.

• Dokumentere overfor brukerens egne revisorer og tilsynsmyndigheter at brukerens oppsett og bruk av Notion oppfyller kravene som gjelder for brukeren.

Hva sertifiseringen dekker

Notions sertifiseringer og revisjonsrapporter fra uavhengige tredjeparter dekker kontrolltiltakene Notion har innført. De omfatter ikke hvordan den enkelte organisasjon konfigurerer eller bruker Notion.

Et arbeidsområde som inneholder regulerte data, oppfyller ikke kravene bare fordi Notion har en sertifisering. Når oppfyllelsen av et krav avhenger av konfigurasjonen, for eksempel begrensning av deling, krav om enkel pålogging, oppbevaring av revisjonslogger eller begrensning av hvor data lagres, er det fortsatt brukerens ansvar å oppfylle kravet.

Notion fastsetter vilkårene for hvordan tjenesten kan brukes og håndhever dem. Kunder er ansvarlige for sin egen bruk av Notion og for kundedataene som lagres i arbeidsområdene deres.

Notions ansvar

• Publisere og vedlikeholde retningslinjene for innhold og bruk, relevante vilkår og tilhørende retningslinjer.

• Gi alle som ser en offentlig Notion-side, mulighet til å rapportere kundedata de mener er forbudt.

• Undersøke rapporter og fjerne kundedata eller begrense tilgangen når det avdekkes et brudd.

• Føre ekstra kontroll med brukskategorier der misbruk forekommer oftere, og suspendere eller stenge tilgangen når det er nødvendig for å sikre at tjenesten er tilgjengelig.

Brukeransvar

• Bruke Notion i samsvar med vilkårene og retningslinjene for innhold og bruk, og sørge for at andre som bruker Notion gjennom brukerens abonnement, gjør det samme.

• Sikre at kundedata som lagres i, deles fra eller publiseres gjennom Notion, er i samsvar med disse retningslinjene og gjeldende lovverk.

• Moderere kundedata fra andre når brukeren deler brukergenererte kundedata gjennom Notion.

• Bruke Notion slik tjenesten er ment å brukes, og ikke forsøke å omgå, deaktivere eller forstyrre sikkerhetstiltakene.

• Gjennomføre eventuell sikkerhetstesting av Notion kun gjennom Notions program for rapportering av sårbarheter og i henhold til programmets vilkår.

• Bruke kanaler for kundestøtte og rapportering i god tro.