Cómo ampliar el uso de las habilidades en tu espacio de trabajo de Notion

Mientras tú y tus compañeros de equipo crean más habilidades, pueden empezar a acumularse diferentes versiones del mismo flujo de trabajo. Compartir habilidades ayuda a todos a reutilizar lo que ya se ha creado y a manejar el trabajo repetible de manera más consistente.

Debido a que las habilidades son páginas de Notion, tu equipo puede colaborar en ellas y controlar quién puede verlas o editarlas. También puedes organizar las habilidades compartidas en una base de datos, para que sean fáciles de encontrar y gestionar en un solo lugar.

Con esta guía, aprenderás a:

• Elegir qué habilidades compartir con tu equipo

• Organizarlas en una base de datos de habilidades compartida

• Decidir quién puede acceder a ellas y editarlas

• Establecer valores predeterminados y controles a nivel del espacio de trabajo

Cuando decidas qué habilidades compartir con tu equipo, inicia con el trabajo en el que otros se beneficiarían de reutilizar el mismo método, estándar o experiencia.

Busca cosas como:

• Un método que tu equipo repite: Un equipo de reclutamiento podría usar una habilidad para convertir las notas de las entrevistas en un resumen de candidato con el mismo formato cada vez.

• Un estándar que quieres que otros sigan: Un equipo de marketing podría usar una habilidad para revisar el contenido dirigido al cliente según su voz de marca y terminología.

• Experiencia que quieres hacer más fácil de reutilizar: Un equipo de producto podría documentar cómo un gerente de producto con experiencia revisa las especificaciones para detectar requisitos faltantes, riesgos y dependencias.

Una vez que hayas encontrado un flujo de trabajo que valga la pena convertir en una habilidad, sigue nuestras mejores prácticas para crear habilidades.

Tu Biblioteca de habilidadeses tu vista personal de las habilidades en Notion. Incluye las habilidades que has creado o habilitado. Usa la pestaña Descubrir para encontrar habilidades compartidas en tu espacio de trabajo, incluidas las útiles de equipos fuera del tuyo. Cuando encuentres una que quieras usar, elige Habilitar para mí para agregarla a tu biblioteca.

Cuando creas tu primera habilidad, Notion crea automáticamente una base de datos de habilidades privada para ti. A medida que tu equipo crea y comparte más habilidades, mueve las que sean relevantes para el trabajo de tu equipo a una base de datos compartida. Esto le da a tu equipo un lugar para organizarlas y mantenerlas actualizadas.

Una base de datos de habilidades funciona como cualquier otra base de datos de Notion. Puedes agregar propiedades y automatizaciones, y crear vistas personalizadas según la forma de trabajar de tu equipo.

Las bases de datos de habilidades vienen con propiedades integradas para ayudar a las personas a entender qué hace cada habilidad y qué utiliza:

• Descripción explica qué hace la habilidad y cuándo usarla.

• Archivos contienen material de apoyo, como ejemplos, documentos de referencia, imágenes, archivos de datos o scripts.

• Etiquetas te ayudan a agrupar y filtrar habilidades relacionadas.

Puedes agregar tus propias propiedades y vistas además de estas. Por ejemplo, podrías agregar una propiedad de Seleccionar para funciones del equipo como Marketing de producto, Contenido y Comunicaciones, y luego crear una vista que agrupe las habilidades por función.

Pon tu base de datos de habilidades compartida en el Espacio de equipo que tu equipo ya utiliza. De esa manera, es fácil de encontrar y queda junto al resto de los recursos compartidos de tu equipo.

Selecciona + junto al nombre del Espacio de equipo y elige la plantilla de base de datos de habilidades. También puedes crear una página nueva y elegir Habilidades como tipo de base de datos.

Inicia con una base de datos. Agrega otra cuando un grupo necesite permisos diferentes o quiera administrar su propio conjunto de habilidades.

Una habilidad es mucho más fácil de mantener actualizada cuando las personas pueden entender rápidamente qué hace y cuándo usarla. Eso comienza con la forma en que la configuras:

• Nombra cada habilidad según el trabajo que realiza:Revisar textos según la voz de marca es más claro que algo general como Estándares de marca, especialmente, a medida que crece tu colección.

• Escribe una Descripción clara: explica qué hace la habilidad y cuándo usarla. El agente de Notion también usa la descripción para decidir cuándo una habilidad es relevante. Si eres específico, podrá elegir la habilidad adecuada automáticamente.

• Mantén cada habilidad centrada en una sola tarea: Si una habilidad empieza a abarcar varias tareas, divídela. Las habilidades más pequeñas son más fáciles de entender y actualizar cuando el trabajo cambia.

Las habilidades siguen las mismas reglas para compartir y las mismas reglas de permisos que cualquier otra página o base de datos de Notion. Da acceso de edición solo a quienes se encargan de mantener actualizadas las habilidades de tu equipo. Usa el historial de versiones para seguir los cambios a lo largo del tiempo.

Supongamos que tu equipo de marketing tiene una habilidad llamada Revisar textos según la voz de marca para comprobar si los textos siguen tus pautas. Es posible que todos en el equipo necesiten usarla, pero solo unos pocos expertos en la marca deberían poder cambiarla.

Para configurar el acceso, selecciona Compartir en una habilidad o en la base de datos de habilidades:

• Comparte una sola habilidad cuando solo una persona o un grupo específico necesite acceso.

• Comparte toda la base de datos cuando quieras dar acceso a varias habilidades a la vez.

Consulta nuestro documento de ayuda para saber más sobre cómo compartir habilidades, configurar permisos y habilitarlas.

Si eres admin de un espacio de trabajo, tienes más control sobre cómo se usan las habilidades. Los admin con un plan Business o un plan Enterprise pueden administrar las habilidades de todo el espacio de trabajo desde Configuración → IA de Notion → Habilidades → Configuración del espacio de trabajo.

Estas son las opciones que los admin pueden configurar en el espacio de trabajo:

• Establece habilidades predeterminadas para el espacio de trabajo: Usa Agregar habilidad predeterminada para que todos tengan listas las habilidades que elijas. Puedes configurar hasta 50, así que reserva esos lugares para las que sean útiles en todo el espacio de trabajo y no solo para un equipo.

• Controla las descargas locales de habilidades: Una descarga local permite usar una habilidad fuera de Notion con un agente local compatible. Permitir descargas locales de habilidades está activado de forma predeterminada. Desactiva esta opción si tu organización quiere que esas instrucciones permanezcan en Notion.

• Desactiva las habilidades para el espacio de trabajo: Activa Desactivar habilidades para el espacio de trabajo si tu organización aún no está lista para usar habilidades o si necesitas pausar el acceso mientras decides cómo usarlas.

Los admin pueden establecer valores predeterminados y controles para todo el espacio de trabajo, pero los miembros del espacio de trabajo siguen gestionando parte de su propia configuración de habilidades.

• Los miembros eligen qué habilidades compartidas habilitar: Además de los valores predeterminados del espacio de trabajo, pueden explorar la pestaña Descubrir en su Biblioteca de habilidades y activar Habilitar para mí para las habilidades que quieran usar.

• Los miembros controlan dónde aparecen sus habilidades: Pueden agregar habilidades a su menú del editor de texto para tener a mano las que usan con frecuencia.

• Las habilidades predeterminadas cuentan para los límites personales: Los miembros pueden habilitar hasta 200 habilidades, con el uso automático activado para hasta 50.