Gérer les membres et les invités

Pour ajouter un membre à l’aide de son adresse e-mail :

1. Allez dans Paramètres → Personnes ou Membres (en fonction de votre forfait).

2. Cliquez sur l’onglet Membres.

3. Sélectionnez Ajouter des membres et entrez l’adresse e‑mail de la personne à ajouter. Si vous n’avez pas l’autorisation d’envoyer des invitations, vous pourrez demander l’ajout d’un membre.

4. Cliquez sur le menu déroulant pour choisir son rôle (Propriétaire d’espace de travail, Administrateur d’utilisateurs, ou Membre), puis cliquez sur Inviter.

5. Les personnes ajoutées recevront par e‑mail un lien leur permettant de se connecter et de rejoindre l’espace de travail.

Pour ajouter un membre via un lien :

1. Allez dans Paramètres → Personnes ou Membres (en fonction de votre forfait).

2. Cliquez sur l’onglet Membres.

3. Cliquez sur Copier le lien pour copier le lien secret dans votre presse-papiers et le partager avec les personnes que vous souhaitez inviter à travailler avec vous.

4. Lorsqu’un utilisateur invité clique sur le lien secret, il pourra rejoindre votre espace de travail automatiquement en tant que membre payant, sans que vous ayez à ajouter manuellement son adresse e‑mail.

5. Si vous ne souhaitez pas inviter des personnes avec un lien, désactivez cette option en cliquant sur le bouton à droite de Lien d’invitation.

Si vous utilisez Notion dans votre entreprise, vous pouvez autoriser l’inscription automatique de nouveaux membres lorsqu’ils tentent de se connecter avec leur adresse e‑mail professionnelle.

Étapes pour configurer cela :

1. Accédez à l'espace de travail Notion que vous souhaitez mettre à jour.

2. Sélectionnez le nom de votre espace de travail dans le sélecteur d’espaces de travail, sélectionnez Paramètres, puis sélectionnez Général.

3. Sous Domaines de messagerie autorisés, saisissez le domaine de messagerie auquel vous souhaitez accorder un accès automatique, comme le domaine de messagerie de votre entreprise. Vous pouvez ajouter plusieurs domaines de messagerie dans ce champ, mais chaque domaine doit être utilisé par au moins un membre existant.

Désormais, toute personne qui se connecte à Notion avec une adresse e-mail associée à l’un de ces domaines pourra choisir de rejoindre votre espace de travail lors de l’intégration. Si elle le rejoint, elle en deviendra membre et les frais correspondants vous seront facturés. Les personnes qui utilisent l’un des domaines de votre organisation sont ajoutées comme membres, et non comme invités, qu’elles rejoignent votre espace de travail ici ou que vous partagiez une page avec elles.

Pour modifier le rôle d’un membre dans l’espace de travail :

1. Allez dans Paramètres → Personnes ou Membres (en fonction de votre forfait).

2. Cliquez sur l’onglet Membres.

3. Dans la liste déroulante permettant de sélectionner le rôle d’un membre, sélectionnez Propriétaire de l’espace de travail, Administrateur d’utilisateurs ou Membre.

Si vous travaillez avec un·e consultant·e Notion Marketplace, vous pouvez lui accorder un accès limité dans le temps à votre espace de travail en tant que membre temporaire. Il bénéficie d’un accès au niveau membre jusqu’à sa date d’expiration, puis perd automatiquement l’accès. Les membres temporaires n’utilisent pas de place payante.

Pour ajouter un membre temporaire :

1. Allez dans Paramètres → Personnes ou Membres (en fonction de votre forfait).

2. Cliquez sur l’onglet Membres.

3. Sélectionnez Ajouter des membres et saisissez l’adresse e-mail de votre consultant·e.

4. Sélectionnez Membre temporaire dans la liste déroulante des rôles.

5. Définissez une date d’expiration (jusqu’à un an à compter d’aujourd’hui).

6. Appuyez sur Inviter.

Ils recevront un e-mail contenant un lien pour rejoindre votre espace de travail. Une fois qu’ils auront accepté, ils apparaîtront dans votre liste de membres avec leur date d’expiration indiquée.

Demandes en attente

Une fois l’invitation envoyée, elle apparaîtra comme en attente jusqu’à ce que le·e consultant·e l’accepte. Vous pouvez consulter et gérer les invitations en attente dans Paramètres → Membres.

Prolonger ou supprimer l’accès

Les administrateur·rices peuvent mettre à jour la date d’expiration d’un membre temporaire ou supprimer son accès à tout moment :

1. Accédez à Paramètres → Personnes ou Membres.

2. Trouvez le membre temporaire dans la liste.

3. Sélectionnez ••• à côté de son nom.

4. Choisissez Modifier la date d’expiration ou Supprimer de l’espace de travail.

Les invités sont des personnes extérieures à votre organisation. Pour ajouter quelqu’un en tant qu’invité, utilisez une adresse e-mail dont le domaine n’est pas l’un de ceux de votre organisation. Toute personne qui utilise l’un de vos domaines est ajoutée comme membre à la place.

En savoir plus sur la différence entre les invités et les membres →

N’oubliez pas que les invités peuvent être ajoutés à des pages individuelles, mais pas à un espace de travail tout entier. Pour partager une page avec un invité :

1. En haut à droite de la page, cliquez sur Partager.

2. Saisissez l’adresse e-mail de la personne à inviter.

3. À droite de l’adresse e‑mail, cliquez sur le menu déroulant pour choisir son niveau d’accès, puis cliquez sur Inviter.

4. Sélectionnez Ignorer pour l’instant pour l’ajouter en tant qu’invité et non en tant que membre.

La personne invitée recevra un e-mail avec un lien vers la page. Si elle n’utilise pas encore Notion, elle devra s’inscrire pour accéder à votre page.

Pour faciliter l’ajout d’invités à votre espace de travail, Notion permet également aux personnes extérieures à votre espace de travail de demander d’accéder à certaines pages de votre espace de travail. Cette fonctionnalité est disponible et activée par défaut pour tous les forfaits sauf Entreprise.

Si vous disposez d’un forfait Plus ou Business, vous pouvez désactiver ce paramètre. Si vous disposez d’un accès gratuit, il est impossible de désactiver cette fonctionnalité. Voici comment faire :

1. Ouvrez Paramètres → Sécurité.

2. Désactivez l’option Activer les demandes d’accès aux pages des non-membres.

Une fois que l’invité a formulé une demande d’accès à une page, une notification est envoyée dans la boîte de réception du créateur de la page. Le créateur de la page peut approuver la demande et ajuster le niveau d’accès de cet invité, ou ignorer sa demande.

Les membres d’un espace de travail peuvent demander à y ajouter des invités. Cette fonctionnalité est disponible uniquement avec les forfaits Entreprise, et seuls les propriétaires d’espaces de travail peuvent l’activer ou la désactiver.

Pour permettre aux membres d’ajouter directement des invités aux pages de l’espace de travail, les propriétaires de l’espace peuvent :

1. Aller dans Paramètres → Sécurité.

2. Dans l’onglet Membres et invités, activez l’option Autoriser les membres à inviter des personnes sur les pages.

Pour permettre aux membres de demander l’ajout d’un invité aux pages de l’espace de travail, les propriétaires de l’espace peuvent :

1. Aller dans Paramètres → Sécurité.

2. Dans l’onglet Membres et invités, activez l’option Autoriser les membres à demander l’ajout d’invités.

Une fois cette option activée, les membres et les administrateurs de l’espace de travail devront soumettre une demande avant de pouvoir inviter un invité. Les propriétaires de l’espace de travail sont exemptés et peuvent continuer à inviter des invités directement.

Si vous êtes propriétaire d’un espace de travail, vous pouvezinviter des invités directement.

Si vous êtes membre :

1. Accédez à la page sur laquelle vous souhaitez inviter un invité. Comme pour le partage régulier, vous devez disposer d’autorisations d’accès complètes sur la page pour demander à inviter un invité.

2. Sélectionnez Partager et saisissez le nom de l’invité que vous souhaitez inviter.

3. Sélectionnez le rôle que vous souhaitez attribuer à l’invité.

4. Cliquez sur Inviter.

5. Une notification sera envoyée au propriétaire de votre espace de travail concernant votre demande, ainsi que la page, le rôle et l’adresse e‑mail de l’invité que vous avez demandé. Vous recevrez également une confirmation que le propriétaire de votre espace de travail a été informé.

Les demandes d’invitation d’invité doivent être approuvées par page et par invité. Seuls les propriétaires d’espaces de travail peuvent afficher et approuver des demandes des invités. Chaque demande comportera l’adresse e‑mail de l’invité, le nom du membre qui l’a demandée, le rôle demandé et le nom de la page.

Un propriétaire d’espace de travail peut approuver ou rejeter une demande d’invitation d’invité directement à partir de la notification qu’il reçoit, ou en allant dans Paramètres → Membres → Invités et en cherchant les demandes en haut de la page. Lorsqu’un propriétaire d’espace de travail répond à une demande, le membre qui l’a soumise est informé de la décision.

Si vous souhaitez permettre à des invités d’accéder à l’intégralité de votre espace de travail, convertissez-les en membres. Si vous avez souscrit un forfait payant, chaque membre supplémentaire vous sera facturé. Pour convertir un invité en membre :

1. Allez dans Paramètres → Personnes ou Membres (en fonction de votre forfait) → Invités.

2. Cochez la case à côté des invités à transformer en membres.

3. Sélectionnez Attribuer le rôle de membre à {#} invité(s).

4. Une fois l’invité devenu membre, vous pouvez le retrouver dans votre liste de membres et modifier son rôle.

Si vous ne disposez pas du forfait Enterprise, nous vous proposerons une liste de personnes qui bénéficient actuellement du statut d’invité, mais qui gagneraient à devenir membres de votre espace de travail. Pour accéder à cette liste, allez dans Paramètres → Membres → Suggestions. Vous pouvez sélectionner Mettre à niveau pour donner à une personne le statut de membre de l’espace de travail.

Pour supprimer un·e membre ou un·e invité·e d’un espace de travail, le propriétaire de l’espace ou l’administrateur d’utilisateurs peut :

1. Aller dans Paramètres → Personnes ou Membres (selon le forfait).

2. Cliquer sur l’onglet Membres ou Invités.

3. Selon le forfait et les personnes que vous essayez de supprimer :

   • Ouvrez le menu déroulant d’un rôle ou d’un niveau d’accès d’un·e membre, puis sélectionnez Supprimer de l’espace de travail.

   • Ouvrez le menu déroulant des pages d’un·e invité·e ou sélectionnez ••• à côté de son nom, puis sélectionnez Supprimer ou Supprimer de l’espace de travail.