Como ampliar o uso de habilidades em todo o seu espaço de trabalho do Notion

À medida que você e seus colegas de equipe criam mais habilidades, diferentes versões do mesmo fluxo de trabalho podem começar a se acumular. Compartilhar habilidades ajuda todos a reutilizar o que já foi criado e a realizar tarefas recorrentes de forma mais consistente.

Como as habilidades são páginas do Notion, sua equipe pode colaborar nelas e controlar quem pode visualizá-las ou editá-las. Você também pode organizar habilidades compartilhadas em uma base de dados, para que sejam fáceis de encontrar e gerenciar em um só lugar.

Neste guia, você aprenderá a:

• Escolher quais habilidades compartilhar com sua equipe

• Organizá-las em uma base de dados compartilhada de habilidades

• Decidir quem pode acessá-las e editá-las

• Definir padrões e controles para o espaço de trabalho

Ao decidir quais habilidades compartilhar com sua equipe, comece pelo trabalho em que mais de uma pessoa se beneficiaria ao reutilizar o mesmo método, padrão ou especialidade.

Procure por coisas como:

• Um método que sua equipe repete: uma equipe de recrutamento pode usar uma habilidade para transformar anotações de entrevista no mesmo tipo de resumo de candidato todas as vezes.

• Um padrão que você deseja que outros sigam: uma equipe de marketing pode usar uma habilidade para revisar textos voltados ao cliente conforme sua voz de marca e terminologia.

• Especialidade que você deseja tornar mais fácil de reutilizar: uma equipe de produto pode capturar como um PM experiente revisa especificações em busca de requisitos ausentes, riscos e dependências.

Depois de encontrar um fluxo de trabalho que valha a pena transformar em uma habilidade, siga nossas práticas recomendadas para criar habilidades.

Sua Biblioteca de habilidadesé sua visualização pessoal das habilidades no Notion. Ela inclui as habilidades que você criou ou ativou. Use a guia Descobrir para encontrar habilidades compartilhadas em seu espaço de trabalho, incluindo as de outras equipes que possam ser úteis. Quando encontrar uma que deseja usar, escolha Ativar para mim para adicioná-la à sua biblioteca.

Quando você cria sua primeira habilidade, o Notion cria automaticamente uma base de dados privada de habilidades para você. À medida que sua equipe criar e compartilhar mais habilidades, mova as que são relevantes para o trabalho da sua equipe para uma base de dados compartilhada. Assim, sua equipe terá um só lugar para organizá-las e mantê-las atualizadas.

Uma base de dados de habilidades funciona como qualquer outra base de dados do Notion. Você pode adicionar propriedades e automações e criar visualizações personalizadas de acordo com a forma como sua equipe trabalha.

As bases de dados de habilidades vêm com propriedades integradas para ajudar as pessoas a entender o que cada habilidade faz e usa:

• Descrição explica o que a habilidade faz e quando usá-la.

• Arquivos contém material de suporte, como exemplos, documentos de referência, imagens, arquivos de dados ou scripts.

• Tags ajudam você a agrupar e filtrar habilidades relacionadas.

Você pode adicionar suas próprias propriedades e visualizações além dessas. Por exemplo, adicione uma propriedade seleção para funções da equipe, como marketing de produto, conteúdo e comunicação. Depois, crie uma visualização que agrupe as habilidades por função.

Coloque sua base de dados de habilidades compartilhada no espaço de equipe que sua equipe já usa. Assim, fica fácil encontrá-la junto dos outros recursos compartilhados da equipe.

Selecione + ao lado do nome do espaço de equipe e escolha o modelo de base de dados de habilidades. Você também pode criar uma nova página e escolher Habilidades como tipo de base de dados.

Comece com uma base de dados. Adicione outra quando um grupo precisar de autorizações diferentes ou quiser gerenciar seu próprio conjunto de habilidades.

Uma habilidade é muito mais fácil de manter atualizada quando as pessoas conseguem entender rapidamente o que ela faz e quando usá-la. Isso começa pela forma como você a configura:

• Nomeie cada habilidade pelo trabalho que ela realiza:Revisar textos conforme o tom de voz da marca é mais claro do que algo amplo como Padrões da marca, especialmente quando sua coleção for crescendo.

• Escreva uma Descrição clara: diga o que a habilidade faz e quando usá-la. O Agente do Notion também usa a descrição para decidir quando uma habilidade é relevante. Por isso, seja específico para ajudá-lo a escolher a habilidade certa automaticamente.

• Mantenha cada habilidade focada em uma tarefa: quando uma habilidade começa a cobrir várias tarefas, divida-a. Habilidades menores são mais fáceis de entender e mais fáceis de atualizar quando o trabalho muda.

As habilidades seguem as mesmas regras de compartilhamento e autorização de qualquer outra página ou base de dados do Notion. Dê acesso de edição apenas às pessoas responsáveis por manter as habilidades da sua equipe atualizadas. Use o histórico da versão para acompanhar as alterações ao longo do tempo.

Digamos que sua equipe de marketing tenha uma habilidade chamada Revisar textos conforme o tom de voz da marca para verificar se os textos seguem suas diretrizes. Todos na equipe podem precisar usá-la, mas apenas alguns especialistas na marca devem poder alterá-la.

Para definir o acesso, selecione Compartilhar em uma habilidade ou na base de dados de habilidades:

• Compartilhe uma única habilidade quando apenas uma pessoa ou grupo específico precisar de acesso.

• Compartilhe toda a base de dados quando quiser dar às pessoas acesso a várias habilidades de uma só vez.

Para mais instruções sobre configurações de compartilhamento, permissões e ativação de habilidades, consulte nosso documento de ajuda.

Se você administra um espaço de trabalho, tem outra camada de controle sobre o uso das habilidades. Administradores do plano Business e do plano Enterprise podem gerenciar habilidades em todo o espaço de trabalho em Configurações → IA do Notion → Habilidades → Configurações do espaço de trabalho.

Estas são as configurações do espaço de trabalho que os administradores podem gerenciar:

• Defina habilidades padrão para o espaço de trabalho: use Adicionar habilidade padrão para as habilidades que você deseja que todos tenham prontas para usar. Você pode definir até 50, então reserve esses espaços para habilidades que sejam amplamente úteis em todo o espaço de trabalho, não apenas para uma equipe.

• Controle os downloads locais de habilidades: um download local permite que alguém pegue uma habilidade do Notion para usá-la com um agente local compatível. A opção Permitir downloads locais de habilidades fica ativada por padrão. Desative-a se sua organização quiser manter essas orientações dentro do Notion.

• Desativar habilidades para o espaço de trabalho: habilite Desativar habilidades para o espaço de trabalho se sua organização ainda não estiver pronta para usar habilidades, ou se você precisar pausar o acesso enquanto decide como elas devem ser usadas.

Os administradores podem definir padrões e controles para todo o espaço de trabalho, mas os membros do espaço de trabalho ainda gerenciam partes da configuração de suas próprias habilidades.

• Os membros escolhem quais habilidades compartilhadas ativar: além dos padrões do espaço de trabalho, os membros podem navegar pela guia Descobrir em sua Biblioteca de Habilidades e habilitar Ativar para mim para as habilidades que desejam usar.

• Os membros controlam onde as habilidades aparecem para eles: eles podem adicionar habilidades ao menu do editor de texto para que as que usam com frequência fiquem à mão.

• As habilidades padrão contam para os limites pessoais: os membros podem ativar até 200 habilidades, com o uso automático ativado para até 50.